Определение ролей и обязанностей в команде

Содержание:

• Введение
• Что такое роли и обязанности в команде?
• Преимущества четкого определения ролей и обязанностей в команде
• Как определить роли и обязанности команды в проекте?
• Проблемы при определении ролей и обязанностей
• Примеры ролей и обязанностей в команде
• Часто задаваемые вопросы

Введение

Многие менеджеры проектов, особенно неопытные, совершают одну и ту же ошибку — начинают работу над проектом, предполагая, что каждый участник команды уже знает свои обязанности. К сожалению, это далеко не всегда так. 

Отсутствие ясности в определении ролей и обязанностей приводит к хаосу, конфликтам, невыполненным задачам и дублированию работы, ставя под угрозу завершение проекта в рамках бюджета и времени. Чтобы избежать этого, необходимо заранее четко определить роли и обязанности в команде. 

Разбираемся, как это сделать.

Что такое роли и обязанности в команде?

Роль в команде — это это конкретная функция участника, которую он выполняет для достижения общей цели, опираясь на свои знания, опыт и личностные качества. 

Четкое определение ролей и обязанностей в команде:

• вносит ясность в ожидания от каждого члена команды и его роли в проекте;
• предотвращает путаницу и конфликты относительно того, кто и что должен делать в команде;
• облегчает совместную работу и повышает ее эффективность, что приводит к улучшению взаимодействия между участниками;
• позволяет избежать дублирования или невыполнения задач;
• помогает в обеспечении участников команды необходимыми ресурсами и навыками для реализации проекта.

Преимущества четкого определения ролей и обязанностей в команде

• Меньше путаницы. Когда все точно понимают, чего от них ждут, уменьшается путаница в том, кто и что должен делать, а также сводится к минимуму вероятность конфликтов.
• Повышение подотчетности. Когда роли и обязанности в команде четко определены, все участники точно знают, чего от них ждут. Это повышает культуру ответственности, улучшает взаимодействие между членами команды и побуждает людей честно и точно отчитываться о результатах работы.
• Минимизация дублирования усилий. Четкое определение ролей и обязанностей создает прозрачность, предотвращая дублирование усилий и гарантируя, что каждый знает о порученных задачах.
• Эффективное распределение ресурсов. Если роли и обязанности определены максимально точно, это гарантирует, что на каждую задачу выделены все необходимые ресурсы, включая специалистов с нужными навыками.
• Минимизация конфликтов. Точное понимание каждым участником его роли снижает вероятность борьбы за власть в коллективе, потому что обязанности не дублируются.
• Повышение мотивации и вовлеченности. Понимание того, кто за что отвечает в команде, приводит к более высокой вовлеченности в работу и стремлению достичь цели. Потому что участники чувствуют свою ценность и видят, какой вклад они вносят в проект.
• Ясность в принятии решений. Знание зоны ответственности каждого из участников команды помогает в разработке командной стратегии и ускоряет процесс принятия решений, потому что этим занимаются только те, кому это поручено.

Как определить роли и обязанности команды в проекте?

1. Определите масштаб проекта, чтобы выявить потребности в навыках

Первый шаг к четкому определению ролей и обязанностей в команде — понимание, какие специалисты потребуются для проекта. Для этого надо понять, каков объем проекта, какие задачи будут выполняться в процессе и какие навыки и ресурсы необходимы для легкого решения этих задач.

Например, для полномасштабной рекламной кампании цифрового продукта B2B SaaS вам понадобятся следующие специалисты:

• SEO-руководители
• SEO-менеджеры
• Руководители PPC
• Авторы контента
• Графические дизайнеры
• SMM-специалисты
• Контент-менеджеры
• Диджитал-маркетолог 
• Продюсер видео 
• Видеоредакторы

Исходя из потребностей вашего проекта вы должны определить обязанности для каждой роли в проектной команде.

Примечание:

Рекомендуем создать структуру распределения работ (WBS) для вашего проекта, чтобы четко обозначить все задачи, которые вам необходимо выполнить. Это поможет вам определить, какие ресурсы необходимы для выполнения каждой задачи в проекте.

2. Обозначьте обязанности для каждой роли

Задокументируйте требования проекта и создайте план, описывающий все задачи. Это поможет определить, какие навыки необходимы для каждой из задач, и определить обязанности для каждой роли.

Например, одной из задач в проекте рекламной кампании является создание промороликов для продукта B2B SaaS. Здесь вам потребуются: сценарист, который напишет текст, видеопродюсер для съемки и видеоредактор для монтажа ролика.

И вместо того, чтобы нанимать сценариста со стороны, можно точно определить его обязанности и поручить эту задачу кому-то из участников команды. Когда задачи четко задокументированы, а обязанности расписаны в деталях, справиться будет намного проще.

По той же аналогии определите роли и обязанности для других специалистов. Это можно сделать, например, с помощью иерархической структуры ресурсов (Resource Breakdown Structure, RBS).

3. Привлекайте членов команды к определению ролей и их утверждению

Одна из распространенных ошибок менеджеров — то, что они не советуются с командой перед распределением обязанностей.

Лучший способ сделать это — очертить все обязанности, распределить роли на основе сильных сторон, опыта и интересов участников, задокументировать и поделиться этим со всей командой. А потом запланировать встречу и на ней обсудить все возникшие вопросы. И только после этого окончательно утвердить план.

На встрече надо выяснить, обладают ли участники команды необходимыми для своих ролей навыками. И если это не так, то можно пойти тремя путями: обучить имеющихся сотрудников, нанять новых или отдать задачу на аутсорсинг фрилансерам.         

4. Создайте матрицу RACI для обеспечения стандартизации и подотчетности

Матрица RACI — это схема, которая определяет, кто несет ответственность за выполнение задачи, кому по ней отчитываются, с кем консультируются и кого информируют о выполнении задачи. Четкая структура матрицы помогает упорядочить коммуникацию внутри команды и поддерживает организованность в работе.

Как расшифровывается RACI:

• R (Responsible) — исполнитель. Тот, кто несет ответственность за выполнение задачи. Обычно он один у каждой задачи, но их может быть и несколько.
• A (Accountable) — ответственный. Лицо, в конечном счете отвечающее за задачу или утверждающее работу. Например, менеджер проекта или контент-менеджер. У каждой задачи должен быть только один ответственный, чтобы избежать путаницы с подотчетностью.
• C (Consulted) — консультант. Как правило, это эксперты в области, которая напрямую связана с задачей, или стейкхолдеры. То есть те, чье мнение запрашивается перед принятием решения.
• I (Informed) — информируемый. Человек, которого необходимо информировать о ходе работы, но который сам не принимает непосредственного участия в выполнении задачи.

Чтобы создать матрицу RACI, выполните следующие простые шаги:

• Шаг 1: Разбейте проект на отдельные задачи, этапы или цели. Создайте список задач и зафиксируйте их в крайнем левом столбце матрицы.
• Шаг 2: Перечислите все роли участвующих в проекте в верхней строке матрицы.
• Шаг 3: Присвойте код RACI (R, A, C, I) для каждой задачи, которая соответствует роли.
• Шаг 4: Убедитесь, что в каждой задаче есть хотя бы одна буква «R» и только одна «A». Буквы «C» и «I» используются по мере необходимости.
• Шаг 5: Поделитесь матрицей с командой и стейкхолдерами, чтобы обеспечить ясность и подотчетность. При необходимости  в ходе проекта вносите коррективы для устранения совпадений, пробелов или недопонимания.

Матрица RACI гарантирует, что каждый участник понимает свою роль и то, как она способствует успеху проекта.

5. Обеспечьте подотчетность с помощью мониторинга и контроля

Недостаточно просто определить роли и обязанности в команде. Нужно убедиться, что члены команды следуют плану и выполняют согласованные обязанности.

Для этого вы можете предпринять следующие шаги:

• провести встречу с командой для обсуждения ролей, обязанностей и ожиданий;
• предоставить команде для ознакомления письменную документацию по всем обязанностям;
• отслеживать прогресс проекта и показатели производительности команды, чтобы контролировать подотчетность и выявлять несоответствия, если таковые имеются;
• в случае возникновения конфликтов обсуждать это с командой, чтобы вовремя их разрешать;
• при необходимости пересматривать роли и обязанности, чтобы убедиться, что они соответствуют потребностям проекта.

Проблемы при определении ролей и обязанностей

Определение ролей и обязанностей кажется простым только в теории. Многие менеджеры проектов, особенно начинающие, сталкиваются на практике с проблемами, которые значительно усложняют этот процесс. Вот некоторые из самых больших и распространенных проблем, с которыми они сталкиваются:

• Неясный объем проекта. Если объем проекта точно не определен, сложно понять, каковы конкретные роли и обязанности, необходимые для проекта. И если с этим не разобраться, можно в итоге создать роли, которые либо слишком расплывчаты, либо вовсе не нужны.
• Нехватка навыков в команде. Еще одна серьезная проблема — отсутствие необходимых навыков для выполнения определенных функций или плохая оценка навыков. Это может привести к низкой производительности и срыву сроков.
• Дублирование обязанностей. Некоторые роли и обязанности могут частично совпадать, что приводит к путанице относительно того, кто за что отвечает. Это приводит к дублированию усилий, конфликтам между членами команды и пропущенным задачам.
• Проблемы с коммуникацией. Плохая коммуникация может привести к недопониманию обязанностей, переложению своих обязанностей на другого члена команды и ощущению того, что вас исключили из важных обсуждений.
• Сопротивление распределению ролей. Члены команды могут не согласиться с тем, какую роль им отвели в проекте из-за личных предпочтений, отсутствия уверенности, чрезмерной загруженности или несоответствия между ролью на уровне проекта и на уровне компании.
• Обеспечение подотчетности. Даже при четко определенных ролях обеспечение подотчетности может быть сложным. Члены команды могут не брать на себя ответственность за свои задачи, что приводит к задержками снижению качества работ.

Примеры ролей и обязанностей в команде

Роли и обязанности в команде различаются в зависимости от проекта, отрасли и размера команды. Вот краткое описание общих ролей в проектной команде:

• Менеджер проекта. Роль менеджера проекта заключается в управлении проектом и командой. Основные обязанности менеджера проекта включают:
  • создание плана проекта;
  • общение со стейкхолдерами;
  • делегирование задач членам команды;
  • управление ресурсами проекта;
  • отслеживание прогресса и предоставление обратной связи.
• Тимлид. Роль тимлида заключается в том, чтобы контролировать команду и быть связующим звеном между ней и руководством. Обязанности тимлида могут включать:
  • управление повседневными задачами команды;
  • предоставление технического руководства и поддержки команде;
  • обеспечение соблюдения сроков;
  • решение проблем внутри команды.
• Участник команды. Роль участника команды заключается в выполнении задач в рамках проекта. Обязанности участников различаются в зависимости от зоны ответственности. Например:
  • разработчик программного обеспечения отвечает за написание кода;
  • дизайнер отвечает за создание дизайна приложения, веб-сайта и рекламных материалов;
  • копирайтер отвечает за разработку письменных материалов, таких как статьи, веб-тексты или документация.

Часто задаваемые вопросы

Что такое команда проекта?

Команда проекта — это группа людей, работающих вместе над определенным проектом для достижения общих результатов. У каждого участника может быть самый разный опыт работы и навыки. Поэтому так важно определить роли и обязанности команды проекта.

Как можно определить роли и обязанности в команде?

Роли и обязанности в команде могут быть определены на двух уровнях: организационном и проектном. На организационном уровне роли определяются для создания структуры и четкого определения обязанностей человека в каждой роли. В то время как на проектном уровне роли и обязанности человека определяются в соответствии с потребностями проекта.

Что будет, если в команде нет четких ролей?

Отсутствие четкого описания ролей и обязанностей в команде приводит к переделкам, финансовым потерям, дублированию усилий, конфликтам, отсутствию ответственности и другим проблемам управления командой.

Как лучше всего обеспечить подотчетность в командных ролях?

Регулярные обновления и мониторинг прогресса — лучший способ обеспечить подотчетность в командных ролях. Это не значит, что менеджеры проектов должны постоянно спрашивать каждого участника о прогрессе. Но руководитель группы отвечает за обеспечение подотчетности участников команды. А менеджер проекта, в свою очередь, отвечает за то же  самое в отношении руководителя группы.

Перевод статьи «How to define team roles and responsibilities to ensure accountability?»