Стратегическое управление проектами и долгосрочный успех компании

Содержание:

• Введение
• Что такое стратегическое управление проектами? 
• Ключевые характеристики стратегического управления проектами  
• Преимущества стратегического управления проектами
• Проблемы внедрения стратегического управления проектами
• 5 шагов по внедрению стратегического управления проектами 
• Примеры стратегического управления проектами 
• Часто задаваемые вопросы

Введение

Чтобы поддерживать устойчивый темп роста, любая компания должна ставить перед собой стратегические цели и достигать их. Для этого проекты, над которыми компания работает, необходимо согласовывать с данными целями. Такое согласование и определяется как стратегическое управление проектами (Strategic Project Management, SPM).

Ценность SPM пока осознали лишь немногие компании. Потому что большинство руководителей по-прежнему считают, что управлять проектами — это значит просто завершать их в соответствии с заранее согласованным объемом, качеством и временными рамками. Отчасти это действительно так. Однако в сочетании с SPM управление проектами может обеспечить компании кратный рост и помочь добиться успеха на рынке.

Разберем в статье, как SPM помогает не только сделать успешным сам проект, но и достичь стратегических целей компании. А также расскажем, какие инструменты и ​​методы для этого применяются.

Что такое стратегическое управление проектами? 

Стратегическое управление проектами — это такой способ организации работы над проектами, при котором цели каждого из них соответствуют стратегическим целям компании.

Проще говоря, это объединение стратегического планирования с управлением проектами, при котором ставятся долгосрочные цели и разрабатываются практические планы для достижения этих целей.

При этом принцип управления проектами остается прежним. Просто теперь вместо вопроса «Как завершить проект в рамках согласованного объема, бюджета, сроков и с требуемым качеством», вы также задаете и другие вопросы:

• Как этот проект соотносится со стратегической миссией и целями организации?
• Будет ли это способствовать достижению долгосрочных целей организации?

Ключевые характеристики стратегического управления проектами

• Вовлечение стейкхолдеров. Ключевые стейкхолдеры четко определяют видение и миссию компании, оценивают проект с точки зрения его вклада в стратегические цели компании и согласовывают участие тех или иных сотрудников в работе над проектом.
• Соответствие долгосрочным стратегическим целям компании. Само по себе управление проектами фокусируется на их собственной успешности. SPM предполагает выбор и ранжирование проектов, исходя не только из непосредственной выгоды от их реализации, но и из их соответствия долгосрочным стратегическим целям компании.
• Учет динамики рынка. Для принятия решений SPM всегда учитывает тенденции рынка, внешние угрозы, возможности развития и ожидания конечных пользователей. Это необходимо, чтобы обеспечить компании стратегическое преимущество для достижения успеха.

Преимущества стратегического управления проектами

1. Соответствие проектов долгосрочным целям компании

Благодаря SPM портфельный менеджер (portfolio manager — специалист, ответственный за управление инвестициями) может выбирать те проекты, которые соответствуют долгосрочным стратегическим целям бизнеса. И это напрямую способствует успеху компании.

2. Эффективное использование ресурсов

SPM помогает грамотно распределять ресурсы на проекты с наибольшей стратегической отдачей, что в свою очередь приводит к максимально эффективному использованию средств компании.

3. Улучшение взаимодействия со стейкхолдерами

Проект, который соответствует стратегическим целям, повышает заинтересованность в нем ключевых стейкхолдеров, т. к. именно они устанавливают эти цели. Кроме того, в этих случаях более тесное взаимодействие со стейкхолдерами приводит к большей ясности при работе над проектом, чтобы он не сбился с намеченного курса.

4. Лучшее соответствие команды целям компании   

SPM обеспечивает более глубокое понимание командой, менеджером и спонсорами проекта стратегических целей, видения и миссии компании. Это, в свою очередь, приводит к повышению эффективности работы команды и позволяет направлять все усилия в нужное русло, не растрачивая зря силы и ресурсы

5. Более гибкое реагирование на динамику рынка

С помощью SPM менеджеры могут более точно предвидеть изменения на рынке и получить конкурентное преимущество, позиционируя проекты на основе понимания потребностей компании. Это обеспечивает эффективное снижение рисков и повышение шансов на успех в динамичной рыночной среде.

Проблемы внедрения стратегического управления проектами

• Отсутствие ясности стратегических целей. Когда стратегические цели четко не определены, то и проекты с ними трудно согласовать. Участники команд, которые работают над проектами, могут просто не понимать, какой вклад в достижение целей компании вносит их деятельность.
• Отсутствие поддержки со стороны ключевых стейкхолдеров. Это самая большая проблема в SPM. Поскольку стейкхолдеры высокого уровня сами определяют стратегические цели, они же и решают, как распределить ресурсы. И если со стороны ключевых стейкхолдеров не будет поддержки, стратегические проекты могут не получить должного финансирования или выделения квалифицированных кадров. Или же проекты будут реализованы на основе краткосрочных потребностей.
• Сопротивление изменениям. SPM требует кросс-функционального сотрудничества, а также изменения культуры и процессов в организации. Старшие сотрудники, которые привыкли работать изолированно и не хотят менять привычные методы, могут препятствовать координации и таким образом сопротивляться изменениям.
• Сложность измерения и демонстрации стратегического воздействия. К сожалению, нет четких метрик, которые могли бы оценить долгосрочную стратегическую ценность проектов. С помощью традиционных метрик, таких как своевременная реализация проекта в рамках бюджета, легко измерить непосредственную ценность проекта. Но для демонстрации стратегических KPI — рентабельности инвестиций, роста рынка или удовлетворенности клиентов — требуется время.
• Отсутствие необходимый инструментов и технологий. Для успешного внедрения SPM, которое требует прозрачности, сотрудничества и согласования стратегических целей компании с целями проектов и команд, необходимы определенные инструменты и технологии. Без них можно сколько угодно говорить о стратегическом управлении проектами, но реализовать его не получится.           

5 шагов по внедрению стратегического управления проектами 

1. Четко определите стратегические цели компании

Первый шаг внедрения SPM — четкое понимание видения, миссии, стратегических целей и стратегии компании. Это поможет лучше понять приоритеты и принимать проектные решения на основе полученного понимания.

Например, стратегической и долгосрочной целью компании является достижение 30% доли рынка солнечной возобновляемой энергии в течение следующих пяти лет. И в таком случае, для достижения этой цели проект по расширению деятельности компании на развивающихся рынках путем формирования стратегических партнерств с местными фирмами имеет больше смысла, чем проект по увеличению продаж солнечных панелей напрямую клиентам.

Чтобы получить полное представление о стратегических целях и стратегии компании, менеджер проекта может обратиться за разъяснениями к ключевым стейкхолдерам, в частности к руководителям высшего звена.

Стейкхолдеры могут использовать систему SMART для документирования цели. Это означает, что цель должна быть: Specific (конкретной), Measurable (измеримой), Achievable (достижимой), Relevant (релевантной) и Time-bound (ограниченной по времени). Во-первых, такой подход гарантирует, что каждый, кто ознакомится с целями, правильно поймет их. А во-вторых, так портфельному менеджеру будет проще выбрать проект.

2. Проанализируйте проект на предмет соответствия стратегическим целям  

Чтобы внедрить SPM, необходимо убедиться, что текущие и предстоящие проекты компании соответствуют стратегическим целям. Лучший способ сделать это — оценить стратегическую значимость проектов на этапе планирования, т. е. определить, как их результаты повлияют на достижение более масштабных целей. После чего можно получить одобрение от ключевых стейкхолдеров.

Существуют определенные методы и приемы, которые можно использовать для анализа стратегической значимости проектов:

• SWOT-анализ выявляет и оценивает внутренние и внешние возможности и угрозы, а также сильные и слабые стороны проекта.
• PESTLE-анализ оценивает влияние на проект политических, экономических, социальных, технологических, правовых и экологических факторов.
• Сбалансированная система показателей связывает проекты со стратегическими целями по таким аспектам, как финансы, клиенты, внутренние процессы, обучение и рост.
• Карта зависимости выгод помогает связать результаты проекта с целями организации и сравнить фактические итоги с ожидаемыми стратегическими выгодами.
• Сценарное планирование позволяет оценить вероятность развития событий в нескольких вариантах и заранее продумать стратегию для каждого из них. Для этого можно применить моделирование Монте-Карло (оценка финансовых и операционных рисков) и метод «дерево решений», где рассматривается не одно рисковое событие, а сразу их комбинация и вероятность ее наступления.

3. Разработайте план достижения стратегических целей

Мало просто привести проект в соответствие со стратегическими целями, надо еще и убедиться, что результаты проекта будут способствовать их достижению. Для этого надо включить стратегические цели в план проекта. Эта стратегия поможет обеспечить ресурсы для дополнительной работы в рамках проекта и сделать план более гибким, чтобы быстро адаптировать его к стратегическим изменениям, если таковые произойдут. А также обосновывать свои решения на протяжении всего жизненного цикла проекта.

4. Определите показатели для оценки воздействия  

При отсутствии мониторинга и контроля проект может отклониться от курса. Поэтому так важно отслеживать стратегический прогресс проекта. Для этого необходимо установить OKR (Objectives and Key Results — цели и ключевые результаты) и KPI (Key Performance Indicator — ключевые показатели эффективности). OKR — чтобы создать измеримые цели, а KPI — чтобы измерить вклад проекта в стратегические цели.

Например, OKR проекта могут заключаться в создании маркетинговой кампании для достижения 30% доли рынка солнечной возобновляемой энергии в течение следующих пяти лет. А KPI для измерения стратегического успеха может быть рост доли рынка.

Эти метрики не только помогают отслеживать прогресс и принимать решения, но и конструктивно общаться со стейкхолдерами. Показатели послужат общим критерием для отчета о ходе реализации проекта и помогут последовательно объяснить, как проект способствует достижению целей.

5. Оценивайте и корректируйте

SPM — это не то, что делается раз в год для определения стратегических целей компании. Речь идет скорее о последовательных усилиях на протяжении всего жизненного цикла проекта, направленных на обеспечение соответствия проекта стратегическим целям. Поэтому необходимо оценивать стратегическое воздействие инициатив в послепроектном анализе и на критических этапах проекта. Это поможет оценить воздействие, задокументировать извлеченные уроки и предложить улучшения для будущего согласования.

Примеры стратегического управления проектами 

Представьте, что у вас крупная энергетическая корпорация X, которая в настоящее время работает с ископаемым топливом, но хочет расширить свою деятельность в области возобновляемых источников энергии. Вы решили достичь 10% доли рынка солнечной возобновляемой энергии в течение следующих двух лет. Для этого компания запускает инициативу в области солнечной энергетики, направленную на строительство крупномасштабной солнечной фермы.

Традиционное управление проектами сосредоточено на сдаче солнечной фермы в срок, в рамках бюджета, с определенным качеством и в соответствии с объемом работ. А стратегическое управление проектами фокусируется не только на реализации проекта, но и на том, насколько он соответствует долгосрочному видению компании.

Скажем, долгосрочная цель компании — достичь 30% доли рынка солнечной возобновляемой энергии в течение следующих пяти лет.

Стратегический менеджер будет планировать тот же самый проект (строительство крупномасштабной солнечной фермы), но уже с учетом долгосрочных и стратегических потребностей организации.

Это можно сделать разными способами. Например, изменить масштаб и создать солнечную ферму, которую можно расширить для удовлетворения долгосрочных потребностей.

Но это лишь один из аспектов, стратегический менеджер также должен учитывать:

• Рыночные тенденции, государственные стимулы и конкурентное позиционирование перед началом проекта.
• Внешние факторы, такие как политика в отношении углеродных кредитов, потребительский спрос и ожидания инвесторов.
• Долю рынка возобновляемой энергии, соответствие государственным целям устойчивого развития и долгосрочной рентабельности, а также позиционирование бренда как поставщика экологически чистой энергии.

Практики управления проектами останутся прежними, и вам не понадобятся дополнительные навыки управления проектами, просто все будет управляться комплексно с учетом стратегического планирования.   

Часто задаваемые вопросы

Почему стратегическое управление проектами настолько важно?

SPM играет важную роль в успехе компании. Оно объединяет управление проектами со стратегическим планированием, чтобы обеспечить соответствие каждого проекта миссии, видению и стратегии организации.

Каковы наилучшие практики стратегического управления проектами?

Для стратегического управления проектами можно использовать, например, вовлечение стейкхолдеров на протяжении всего жизненного цикла проекта, четкое распределение ролей, обсуждение вклада каждого члена команды в достижение стратегических целей, а также ознакомление всех участников со стандартными документами, процессами и методологиями управления проектами.     

Как оценить успешность стратегического управления проектами?

Успешность SPM измеряется долгосрочными показателями и рыночными KPI, такими как ROI, доля рынка и показатель удовлетворенности клиентов. Однако надо помнить, что показатели и KPI меняются в зависимости от отрасли. 

Перевод статьи «What is strategic project management and how does it ensure long-term success?».