Когда вы начинаете составлять план проекта, первое, о чем нужно подумать – что может пойти не так? Скоре всего такая стратегия работы над проектом может показаться нелогичной, но опытные менеджеры знают, что такой подход помогает предотвратить неизбежные проблемы. Поэтому вам нужна стратегия работы, которая поможет заранее определить, как управлять проблемами.
В этой статье вы найдёте практические рекомендации, которые помогут вам в работе с проблемами. Мы рассмотрим стратегии, которые позволят вам оценить потенциальные риски, идентифицировать и отслеживать их в вашем проекте.
Что такое управление рисками проекта?
Управление рисками проекта представляет собой процесс, направленный на выявление, анализ и своевременное реагирование на любые потенциальные угрозы, возникающие на протяжении всего жизненного цикла проекта. Основная цель этого процесса — помочь проекту сохранить производительность и достичь поставленных целей.
Важно отметить, что управление рисками — это не просто реакция на проблемы, а неотъемлемая часть процесса планирования. Она позволяет заранее выявить потенциальные риски, которые могут возникнуть в ходе проекта, и разработать стратегии для их контроля.
Риск — это любая ситуация, которая может негативно повлиять на сроки, производительность или бюджет вашего проекта.
Управление рисками — это процесс выявления, классификации, приоритизации и мониторинга рисков до того, как они перерастут в проблемы.
В зависимости от типа проекта, подход к управлению рисками может различаться. Например, в крупных проектах важно тщательно и детально планировать меры по предотвращению каждого риска, так как возникновение рисков может оказать значительное негативное влияние на различные показатели проекта.
Для небольших проектов управление рисками может сводиться к созданию простого, упорядоченного списка рисков с высоким, средним и низким приоритетами.
Как управлять рисками проекта
Для эффективного управления рисками, необходимо начать с четкого и точного понимания того, каким должен быть результат реализации вашего проекта. Для этого следует составить подробный план проекта, в котором будут описаны ваше видение, цели, область деятельности и ожидаемые результаты, это позволит выявить риски на каждом этапе реализации. Затем, на этапе планирования, вам необходимо привлечь свою команду к выявлению любых возможных проблем. Важно привлекать к обсуждению не только своих коллег, но и стейкхолдеров, чтобы вместе найти возможные риски и расставить приоритеты.
Многие менеджеры проектов просто отправляют своим командам электронные письма с просьбой прислать свои идеи о возможных рисках и проблемах в проекте. Однако, чтобы составить более полный перечень рисков, рекомендуется собрать в одном месте всю команду, включая представителей клиента и других стейкхолдеров, и провести общую встречу по выявлению рисков.
Каждый выявленный риск необходимо где-то зафиксировать и приоритезировать, для этого вы можете использовать шаблон отслеживания рисков. Затем следует разработать план управления рисками, в котором будут отражены как негативные, так и позитивные последствия возможных проблем, а также шаги, необходимые для их устранения. Важно организовать регулярные встречи для мониторинга и контроля рисков в процессе реализации проекта, так как прозрачность в этом вопросе играет ключевую роль.
Что такое позитивный риск?
Не все риски похожи, например риск может быть как положительным, так и отрицательным, хотя большинство людей считают, что риски по определению являются негативными.
Отрицательный риск — это то, что может нанести непоправимый ущерб проекту. Положительный риск, напротив, представляет собой возможность, которая может позитивно повлиять на проект.
Негативные риски, как и позитивные, являются неотъемлемой частью плана управления рисками, однако подход к их оценке и контролю различается. Вы контролируете известные отрицательные риски, чтобы минимизировать их негативное влияние, но позитивными рисками также можно эффективно управлять, чтобы максимально использовать их преимущества.
Однако стоит отметить, что положительный риск может быстро стать отрицательным, и наоборот, поэтому важно, чтобы вы и ваша команда планировали все возможные варианты развития событий.
Управление рисками в компании
Может ли работа вашей компании стать лучше, если внедрить систему управления рисками? Да!
Внедрение культуры управления рисками в работу вашей компании с помощью создания структурированного набора инструментов и шаблонов управления рисками, может со временем снизить затраты, каждый новый проект не потребуется изобретать с нуля.
Информация о деятельности вашей компании, включая историю работы над другими проектами и различные документы, представляет собой базу знаний, которая может помочь вам в оценке рисков нового проекта.
Кроме того, зная принципы и ценности вашей компании, вы можете более эффективно проводить анализ возможных рисков и развивать культуру управления ими.
Бесплатный шаблон матрицы рисков
Для эффективного управления рисками проекта в масштабах всей компании необходимо разработать матрицу рисков. Этот инструмент позволит вам систематизировать риски по степени их значимости и вероятности возникновения. Таким образом, вы сможете оперативно выявлять потенциальные проблемы, которые могут оказать наиболее существенное влияние на проект.
Воспользуйтесь бесплатным шаблоном матрицы рисков в Excel, чтобы совместно с командой эффективно управлять рисками проекта.
Также в дополнение к этому шаблону матрицы рисков, вы можете воспользоваться и другими бесплатными шаблонами управления рисками для Word и Excel.
План управления рисками
Как же справиться с таким сложным процессом, как управление рисками проекта? Составьте план и строго следуйте ему, тогда вы сможете превратить потенциальные проблемы в возможности.
Определите риск
Для предотвращения возможных рисков, необходимо понимать, какие проблемы могут возникнуть. Воспользуйтесь одним из множества методов идентификации рисков, после того как вы пройдёте этот этап, вам необходимо собрать всю информацию в реестре рисков.
Один из способов — это провести мозговой штурм с вашей командой, коллегами или заинтересованными сторонами. Организуйте встречу, чтобы собрать информацию, необходимую для выявления и устранения рисков. Подумайте о множестве возможных проблем и зафиксируйте их, также не забудьте изучить информацию о предыдущих проектах компании. Тогда ваш список потенциальных рисков станет более точным.
Далее необходимо проанализировать риски и определить их влияние на проект. При оценке рисков важно доверять своей интуиции, иногда она может подсказать вам возможные сценарии, которые кажутся маловероятными, но на самом деле могут произойти.
Для того чтобы определить, какие риски действительно важны, можно использовать метод структурирования рисков. Он поможет отделить реальные риски от тех, которые не представляют угрозы для проекта.
Проанализируйте риск
Анализ риска — это сложный процесс, требующий сбора и обработки огромного количества информации. Хотя многие из этих данных могут показаться сложными для анализа, в большинстве отраслей существуют передовые практики, которые могут существенно облегчить процесс анализа риска. Вы можете удивиться, обнаружив, что в вашей компании уже существует определённый алгоритм проведения такого анализа.
Оценивая риски проекта, вы можете заранее предотвратить множество негативных последствий, например потенциальные судебные разбирательства, минимизация возможных убытков.
Как же провести анализ риска в рамках вашего проекта? Для этого можно использовать как качественный, так и количественный анализ, который позволит определить, как риск может повлиять на ваш план и бюджет.
Приоритезируйте риски и проблемы
Для эффективного управления рисками необходимо оценить их влияние на проект, чтобы определить, какие ресурсы потребуются для их минимизации или устранения в случае возникновения.
Большой список возможных рисков может напугать, но если разбить их на категории, например, высокий, средний и низкий приоритет, то станет проще разобраться и понять, какие угрозы могут реально возникнуть.
Чтобы лучше спланировать свою работу с рисками, их нужно сначала разделить на категории, так будет проще понять, какие из них важнее. В случае возникновения проблем, рекомендуется вести журнал проблем, который поможет следить за тем, что происходит, и быстро реагировать на изменения..
Некоторые риски могут потребовать оперативных действий, так как могут привести к провалу проекта. Существуют и другие риски, которые не представляют серьезной опасности для успеха проекта.
Назначьте владельца риска
Все ваши усилия по выявлению и оценке рисков будут бесполезны, если не назначите ответственного за их контроль. Это важный шаг, который необходимо предпринять при выявлении рисков.
Кто будет отвечать за конкретный риск, определять вероятность его возникновения и управлять процессом устранения? Возможно, в вашей команде есть специалист, который обладает необходимыми знаниями и опытом в этой области, в таком случае, он должен взять на себя ответственность за риск. Если же такого сотрудника нет, то выбор может быть произвольным.
Важно назначить ответственного за каждый риск, чтобы обеспечить эффективное управление ими. Это позволит снизить вероятность возникновения непредвиденных ситуаций и защитить проект от потенциальных угроз.
Реагируйте на риск
На этом этапе важно определить вероятность возникновения риска. Прежде всего, необходимо понять, является ли риск положительным или отрицательным. Можно ли его использовать для улучшения проекта? Если нет, то необходимо разработать стратегию минимизации риска — это план действий на случай непредвиденных обстоятельств, который позволяет минимизировать влияние риска на проект.
Затем оцените риск и определите его приоритет, обсудите ситуацию с владельцем риска и вместе примите решение, какой из разработанных планов по устранению риска лучше всего подходит.
Контролируйте риск
Недостаточно просто направить усилия на минимизацию рисков, не контролируя процесс. Именно здесь на помощь приходит владелец риска, который будет отвечать за контроль и мониторинг разрешения риска. Однако вам также необходимо отслеживать процесс, чтобы иметь четкое представление об общем состоянии проекта и своевременно выявлять новые риски.
Для управления рисками вам также необходимо проводить серии встреч. Рекомендуется использовать различные каналы коммуникации, чтобы обеспечить постоянный обмен информацией.
Независимо от ваших действий, помните, что прозрачность — это ключ к успеху. Лучше всего, если все участники проекта будут в курсе происходящего, это позволит им своевременно реагировать на возникающие проблемы и активно участвовать в процессе разрешения рисков.
Шаблоны управления рисками
Мы создали десятки бесплатных шаблонов управления проектами для Excel и Word, вот некоторые из наших шаблонов управления рисками, которые помогут вам в анализе, приоритезации и разработке плана по минимизации рисков.
Шаблон реестра рисков
Реестр рисков — это документ по управлению рисками, который помогает менеджерам проектов выявлять и отслеживать потенциальные угрозы проекта. Создание реестра рисков является одним из первых шагов в процессе управления рисками, закладывает основу для будущих действий, направленных на минимизацию рисков.
Шаблон оценки риска
Этот бесплатный шаблон для оценки рисков предоставляет проектным командам возможность детально описывать риски. Он включает в себя информацию о категории риска, его источнике, вероятности возникновения, а также как он может повлиять на заинтересованные стороны.
Шаблон матрицы рисков
Матрица рисков — это эффективный инструмент, который помогает менеджерам проектов анализировать вероятность возникновения и потенциальное влияние рисков. Этот инструмент позволяет им правильно расставлять приоритеты и разрабатывать план действий в случае возникновения рисков.
Перевод статьи «The Risk Management Process in Project Management».