Эффективное достижение целей проекта

Оглавление

• Введение
• Что такое цели проекта?
• Классификация целей проекта
• Важность целей проекта
• Как сформулировать эффективные цели проекта, используя метод SMART?
• 5 лучших рекомендаций по постановке эффективных целей проекта
• Примеры целей проекта
• Заключение
• Часто задаваемые вопросы

Введение

Выявить цели, которые вы хотите достичь в рамках проекта, не сложно, главная трудность – эффективно определить и использовать эти цели для достижения успеха проекта.

Например, вы говорите, что цель вашего проекта –  улучшить качество обслуживания клиентов. И начинаете менять всё подряд, не задумываясь. Сработает ли это? Скорее всего нет.

Чтобы эффективно повлиять на проект в долгосрочной перспективе, вам нужна четко сформулированная цель проекта. Для этого:        

• Выясните, какие области требуют улучшения.
• Узнайте текущие показатели этих областей.
• Сформулируйте, что вам нужно сделать для достижения своих целей.

В этой статье вы узнаете, как ставить четкие и достижимые цели проекта с помощью метода SMART, а также получите практические советы и примеры, которые помогут вам эффективно управлять проектами.

Что такое цели проекта?

Цели проекта определяют, чего вы хотите достичь в рамках проекта. Проект может иметь только одну конкретную цель или несколько целей, направленных на достижение главной(глобальной) цели проекта.

Эти подцели детализируют конкретные и измеримые результаты проекта. Они могут быть материальными, например, поставка физического продукта, или нематериальными, например, повышение производительности.

Преимущество таких целей проекта в том, что они делают нематериальные показатели измеримыми, поэтому они должны быть количественными и четко сформулированными.

Классификация целей проекта

Универсальной системы классификации целей проекта не существует. Однако, цели проекта можно определить, исходя из должностных функции или задач проекта.

Основные типы целей проекта:

1. Бизнес-цель

Цель отражает, что вы хотите достичь в своем бизнесе. Это может быть запуск нового продукта или услуги, выпуск существующего продукта на новый рынок или просто ребрендинг вашего бизнеса. Четкое понимание того, чего вы хотите достичь, помогает эффективно планировать, управлять рисками и лучше распределять ресурсы .

2. Цель, направленная на производительность

Цель фокусируется на повышении производительности продуктов, услуг, людей или процессов. Основное внимание направлено на анализ текущего процесса, поиск направлений для улучшения и определение конкретных шагов для их достижения. Это может касаться качества продукции, производительности сотрудников, оптимизации процессов или предоставляемых услуг.

3. Финансовая цель

Речь идёт о цели, которую вы определяете для финансовых показателей вашей компании. Это может быть поиск новых источников финансирования для расширения бизнеса, создание финансовых резервов, снижение расходов или увеличение прибыли.

4. Техническая цель

В контексте такой цели подразумевается внедрение инновационных решений для улучшения существующих технологических процессов. В условиях удалённой работы и распределённых команд многие организации стремятся к технологической трансформации для обеспечения бесперебойной работы.

5. Нормативно-правовая цель

В ней описываются нормативные требования проекта, которые должны соблюдаться, чтобы продукт или услуга соответствовали государственным или отраслевым стандартам. Соответствие нормативно-правовым целям гарантирует, что цели проекта будут достигнуты в соответствии с правовыми и отраслевыми нормами.

Теперь, когда мы более подробно рассмотрели типы целей проекта, давайте научимся правильно их формулировать.

Важность целей проекта

Цели проекта — это основные ориентиры, которые направляют к ключевым результатам и помогают измерить успех проекта. Вот несколько примеров, как цели проекта могут улучшить проект:

1. Мониторинг работы

Четкая цель проекта — это основа, на которой строится вся работа. Она направляет вас и вашу команду и оказывает влияние на каждое решение, которое вы делаете в рамках реализации проекта. Имея чёткую цель, вы можете уверенно вести свою команду к успешному завершению проекта.

2. Значимость цели

Проектные цели определяют, что нужно достичь, и выражают это в измеримых терминах/метриках. Это позволяет легко отслеживать и оценивать влияние принятых решений на проект, а командам, лучше понимать задачи и их значимость для общего успеха.

3. Оценка успешности проекта

Цели проекта являются ориентирами для оценки успешности проекта. Они помогают установить четкие критерии, такие как бюджет, сроки, которые можно использовать для анализа эффективности проекта, сравнения с другими проектами/конкурентами и определения успешности реализации.

4. Планирование проекта

Если у вас есть чёткое представление о целях проекта и доступных ресурсах, вы сможете составить оптимальный план работы и грамотно распределить ресурсы.

5. Простое управление изменениями 

Иногда цели проекта необходимо корректировать в связи с различными изменениями, однако наличие четких целей проекта значительно упрощает этот процесс, так как позволяет постоянно оценивать прогресс на основных этапах реализации.

Как сформулировать эффективные цели проекта, используя метод SMART?

Постановка эффективной цели проекта — это сложная задача. Ключевые характеристики хорошей цели проекта по SMART – конкретность, измеримость, ограниченность по времени, достижимость и реалистичность.

1. Конкретность

Цель проекта должна быть конкретной и соответствовать задачам проекта. Она не должна быть расплывчатой и неопределенной. Цель должна четко отражать конечный результат вашего проекта.

Например, фраза «Я хочу улучшить качество обслуживания клиентов» не является хорошей формулировкой цели, поскольку она не указывает на конкретные области, над которыми необходимо работать. 

Более точная формулировка: «Я хочу сократить время, необходимое для решения проблем клиентов, чтобы повысить качество обслуживания» — является более удачной, так как она четко указывает на области, над которыми необходимо работать. 

2. Измеримость

Цель проекта должна быть измеримой, чтобы вы могли понять, насколько далеко продвинулись в своей работе. Для того чтобы придать цели количественную оценку, необходимо добавить к ней какой-либо измеримый элемент, например, число, процентное изменение и так далее.

Например, я хочу сократить время, необходимое для решения проблем клиентов на 30%, чтобы улучшить качество обслуживания. Включение количественного элемента «30%» делает цель проекта измеримой, это упрощает отслеживание прогресса и позволяет оценить успех реализации.

Кроме того, вы можете установить различные ключевые показатели эффективности (KPI), которые помогут измерить успешность проекта.

3. Достижимость 

Цель проекта должна находиться в пределах ваших возможностей. Не стоит ставить перед собой невыполнимые цели, так как это может негативно сказаться на мотивации и планировании. 

Чтобы понять, достижима ли ваша цель, спросите себя: «Возможно ли достичь поставленных целей?»

4. Реалистичность

Важно, чтобы цель проекта была практичной и достижимой для вашего проекта и команды. Нет смысла ставить нереалистичные цели, которые команда не сможет реализовать.

При формулировании цели проекта рекомендуется задать себе несколько ключевых вопросов:

• Какие ресурсы у нас есть для достижения цели?
• Сколько времени наша команда может выделить на этот проект?
• Какой бюджет мы можем выделить для его реализации?

Ответы на эти вопросы помогут вам сформировать реалистичную цель, которую ваша команда сможет достичь.

5. Ограниченность по времени 

Цель проекта должна иметь крайний срок, поскольку без этого трудно определить, когда проект должен закончиться и распределить ресурсы. Если вы не установите временные рамки, то можете потратить слишком много времени и усилий на достижение результата, который окажется не таким, как вы ожидали.

Например, вы можете написать: « Я хочу сократить время, необходимое для решения проблем клиентов на 30%, чтобы улучшить качество обслуживания клиентов к концу этого квартала» .

Этот временное ограничение не только поможет вам определить сроки, но и подскажет, какие ресурсы вам понадобятся для достижения цели.

5 лучших рекомендаций по постановке эффективных целей проекта

Для того чтобы сформулировать цель проекта, нужно чётко определить, чего вы в итоге хотите достичь. Это ключевой момент, который определяет успех проекта. Планирование проекта — это отдельный этап, который не связан с постановкой цели.

Вот пять рекомендаций, которые помогут вам сформулировать эффективную цель проекта:

1. Краткая и простая формулировка

Постарайтесь сформулировать свою цель в одном предложении. Изложите свои идеи кратко, чётко и понятно, используя измеримые термины, чтобы избежать недопонимания. Избегайте общих и расплывчатых формулировок.

2. Критерии успеха

Установите конкретные значения для цели, чтобы члены команды понимали, к чему нужно стремиться. Если вы укажите диапазон цифр, это может запутать сотрудников и снизить их мотивацию.

3. Ключевые заинтересованные лица

Привлекайте к разработке целей проекта менеджеров, заинтересованных сотрудников и членов команды. Это поможет всем лучше понять цели, а также оценить их значимость.

4. Заранее сформулированная цель

Перед тем как начать планировать проект, определите его цель, это поможет вам грамотно распределить ресурсы, бюджет и время на выполнение всех задач.

5. Понятная формулировка

Используйте простые и понятные формулировки, чтобы каждый член команды мог легко и быстро понять цель.

Примеры целей проекта

Пример А: Сократить время поиска документов

Я хочу сократить время поиска документов на 20% с помощью централизованной системы управления документами к концу этого квартала.

• Конкретно: использование системы управления документами для быстрого поиска документов.
• Измеримо: сейчас мы тратим в среднем 2 часа на поиск документов на нескольких платформах и хотим сократить его на 20%
• Достижимо: Система управления документами сокращает время, затрачиваемое на поиск документов, собирая и организуя их в централизованном месте (что подтверждено SignHouse).
• Реалистично: В настоящее время у нас нет централизованной системы управления документами, но есть возможность для её внедрения.
• Ограниченные сроки: всей команде потребуется 3 месяца, чтобы должным образом адаптировать программное обеспечение и работать эффективно.

Это четко сформулированная цель проекта, которая соответствует основным принципам стратегического управления: реалистична, имеет четкие временные рамки, измерима, достижима и ясно отражает ожидаемые результаты.

Пример Б: Сокращение среднего времени ответа клиенту

Сокращение среднего времени ответа по электронной почте всем клиентам на 25% в течение трех месяцев за счет привлечения дополнительных менеджеров поддержки клиентов.

• Конкретно: добавление большего числа менеджеров поддержки клиентов для сокращения среднего времени реагирования.
• Измеримо: сравнение текущих показателей с целевыми KPI.
• Достижимо: Добавление новых ресурсов снизит нагрузку на команду.
• Реалистично: у нас есть бюджет на привлечение новых ресурсов и улучшение качества обслуживания клиентов, что поможет нам сократить время ответа
• Ограниченные сроки: нам потребуется три месяца, чтобы нанять и обучить новых сотрудников.     

Пример C: Увеличение лидогенерации

Увеличение количества лидов на LinkedIn на 20% с помощью органического (бесплатного) маркетинга в социальных сетях за шесть месяцев.        

• Конкретно: Маркетинг в социальных сетях LinkedIn для увеличения лидогенерации ( подтверждено SproutSocial ).
• Измеримо: рост лидогенерации на 20% по сравнению с текущими показателями.
• Достижимо: На данный момент отсутствует активная работа с LinkedIn, мы можем использовать потенциальную аудиторию.
• Реалистично: у нас есть ресурсы и квалифицированные сотрудники, которые могут над этим работать.
• Ограниченность по времени: цель должна быть достигнута за шесть месяцев.

Заключение

Для эффективного управления проектами крайне важно формулирование четких и конкретных целей. С помощью рекомендаций, представленных в этой статье, вы сможете установить реалистичные, достижимые и соответствующие вашему проекту цели по методу SMART.

Часто задаваемые вопросы

В чем разница между целями проекта и задачами проекта?

Задачи проекта — это измеримые, практические и краткосрочные результаты, ведущие к общим широким и долгосрочным целям проекта. При этом цели проекта находятся на более высоком уровне значимости, чем задачи проекта.

В чем разница между целями проекта и бизнес-целями?

Цели проекта имеют чёткие границы и ориентированы на конкретные результаты, которые должны быть достигнуты в рамках определенного проекта. В то же время бизнес-цели охватывают более широкий спектр задач и не ограничиваются рамками одного проекта. Цель проекта должна соответствовать бизнес-целям компании.

В чем разница между целями проекта и планом проекта?

Цель — это то, чего вы хотите достичь в результате реализации проекта, то есть ожидаемый результат. А план проекта — это документ, который описывает, как именно вы будете достигать целей и задач.

В чем разница между целями проекта и вехами проекта?

Цели проекта — это общие результаты проекта(ожидаемый результат), тогда как вехи проекта — это контрольные точки, которые помогают вам оценить ход реализации проекта, спрогнозировать темп работы и достижение целей в установленные сроки.

Что такое ключевые результаты проекта?

Ключевые результаты проекта представляют собой ожидаемые итоги его реализации. Они могут быть как материальными, например, приложение на телефоне, так и нематериальными, такими как повышение производительности.

Перевод статьи «Project objectives: how to achieve them effectively».