28 ключевых навыков менеджера проектов

Содержание:

• Введение
• Что такое навыки управления проектами?
• Почему важно развивать навыки управления проектами?
• 28 ключевых навыков менеджера проектов
• Качества квалифицированных менеджеров проектов
• Как развить навыки управления проектами?
• Как использовать навыки управления проектами?

Введение

Как вы считаете, сколькими навыками должен обладать менеджер, чтобы овладеть искусством управления проектами? На этот вопрос нет точного ответа. Потому что характер этой работы таков, что список навыков может постоянно меняться.

Тем не менее, есть некоторые требования, которые обычно перечисляются в качестве обязательных условий для работы менеджера проекта. 

Мы составили список из 28 навыков, которые необходимо освоить, чтобы эффективно управлять проектами и с большой долей вероятности в дальнейшем занять руководящую должность.

Что такое навыки управления проектами?

Навыки управления проектами — это качества и способности, которыми должен обладать менеджер проекта, если хочет добиться успеха.

Измеряться этот успех будет умением искусно сочетать три компонента треугольника управления проектом (или «проектного треугольника»): сроки, объем и стоимость. Это непростая задача и под силу она только тем, кто обладает широким набором навыков, условно разделенным на три категории: мягкие (soft skills), жесткие (hard skills) и технические (technical skills).

Мягкие навыки помогают наладить эффективную и бесперебойную работу команды, а жесткие и технические навыки фокусируются на практических инструментах и методологиях управления проектами.

Почему важно развивать навыки управления проектами?

Навыки управления проектами позволяют менеджеру грамотно планировать задачи, координировать работу и достигать результатов в установленные сроки. Распределение рабочей нагрузки, делегирование задач, соблюдение дедлайнов, рациональное использование ресурсов — если менеджер умеет все это, то можно не сомневаться, что он и его команда успешно реализуют проект.

Кроме того, навыки межличностного взаимодействия в управлении проектами помогают улучшить командную работу, наладить коммуникацию и конструктивно разрешать конфликты. Они не только помогают менеджеру принимать правильные решения, но и открывают путь к руководящим должностям.

28 ключевых навыков менеджера проектов

Начнем с универсальных мягких навыков (soft skills), которые необходимы каждому, кто собирается занять руководящую должность. Затем поговорим о технических и жестких навыках (technical skills, hard skills), которыми должен обладать менеджер проекта для успешного делегирования полномочий, организации и управления работой.

Soft skills менеджера проектов

1. Лидерские качества

Ваша первостепенная обязанность как менеджера проекта — собрать профессиональную команду. Для этого необходимы лидерские качества, которые в сочетании со знаниями о тонкостях управления проектами дадут отличный результат.

Эффективное лидерство — это умение выбирать стили управления и легко переключаться между ними в зависимости от контекста и потребностей вашей команды и проекта. Чтобы совершенствоваться в этом каждый день, можно начать вести  дневник управленческих решений. Записывайте туда проблемы, с которыми вы столкнулись в течение дня, и то, как вы с ними справились. Запрашивайте обратную связь у наставников и подумайте, что можно было бы сделать лучше.

2. Коммуникативные навыки

Менеджер проекта должен не просто понимать видение, миссию и цели компании, но и уметь четко и лаконично доносить их до членов команды. А также доступно объяснять свои мысли, требования и ожидания не только членам команды, но и стейкхолдерам.

На коммуникацию уходит до 90% рабочего времени. Поэтому так важно оттачивать свои навыки общения.

3. Умение решать проблемы

У каждого проекта свои проблемы. И не имеет значения, из-за чего они возникли — как эффективный менеджер проектов, вы должны уметь решать их.

Для этого можно использовать универсальный подход, состоящий из 5 шагов:

• выявление проблемы;
• определение причин ее возникновения;
• поиск вариантов решения;
• выбор лучшего варианта;
• эффективное решение.

4. Управление временем

Срывы сроков чаще всего связаны с плохим тайм-менеджментом. Хороший менеджер проекта умеет не только организовать свое время, но и всегда знает, как управлять командой, чтобы завершить проект вовремя.

Для этого необходимо грамотно координировать работу, делегировать задачи, вовремя разрешать возникшие конфликты, правильно расставлять приоритеты и объективно оценивать производительность команды.

5. Эмоциональный интеллект

Эмоциональный интеллект или EQ — это способность распознавать, понимать и управлять своими эмоциями, а также соответствующим образом реагировать на чувства окружающих. Возможно, это даже более важно, чем техническая компетентность, т.к. EQ помогает создавать в команде здоровую атмосферу, предотвращать конфликты, эффективно мотивировать и управлять.

Обычно EQ считается врожденной характеристикой, но его можно развить с помощью осознанности, активного слушания, поиска обратной связи и непрерывного обучения.

6. Переговоры

Умение вести переговоры относится к коммуникативным навыкам. Однако о них следует упомянуть отдельно, т. к. менеджерам проектов приходится вести переговоры буквально со всеми: с поставщиками, командой, заказчиком. 

Бывает, что участники проекта не ладят друг с другом или вступают в ожесточенные споры. Вот тут-то и нужно вмешательство менеджера проекта, который предложит компромисс, мотивирует без давления и найдет выход из спорных ситуаций.

7. Адаптивность

Умение адаптироваться при управлении проектами — это не просто способность справляться с изменениями. Это неотъемлемая часть работы и практически тактика выживания. Каждый день вы будете сталкиваться со множеством вызовов, и важно уметь переключаться между задачами, чтобы ничего не упустить.

Гибкость мышления, многозадачность и умение работать в условиях неопределенности — важнейшие качества современного менеджера проектов. И хотя нет надежного способа улучшить адаптивность, вы можете практиковать блокировку времени. Просто сосредоточьтесь на текущей задаче на определенное время, прежде чем начнет действовать эффект Зейгарник, когда незавершенные или прерванные задачи запоминаются лучше, чем завершенные.

8. Разрешение конфликтов

Разрешение конфликтов — жизненно важный навык для любого менеджера проекта, поскольку он подразумевает управление напряженностью и разрешение разногласий внутри команды с нейтральной точки зрения.

Все люди разные, поэтому конфликты в команде неизбежны. Задача менеджера — не подавлять их, а выступая посредником, грамотно их разруливать, учитывая в равной степени точки зрения всех вовлеченных сторон.

9. Грамотное письмо и чтение

Составление четких планов проекта и ведение документации — все это часть работы менеджера проекта, как и умение доступно излагать свои мысли на письме, описывать идеи и ход проекта. Только так можно получить поддержку стейкхолдеров и обеспечить проект необходимыми ресурсами.

Также менеджерам проектов часто приходится проводить исследования и анализировать данные. А значит надо уметь не только писать, но и внимательно и осознанно читать, чтобы найти ценные идеи и данные для принятия обоснованных решений и разработки стратегий.

Hard skills менеджера проектов

Жесткие навыки менеджера проектов

10. Планирование проекта

Планирование является одним из начальных этапов жизненного цикла проекта. Поэтому так важно для менеджера уметь разбивать цели на задачи, расставлять приоритеты, составлять структуру работ, определять сроки и грамотно распределять ресурсы. Без этого любой проект рискует выйти из-под контроля.

Чтобы проще было развить этот навык, используйте инструменты планирования. Они облегчат организацию задач и помогут создать дорожные карты с временными рамками и контрольными точками.

11. Управление рисками

Управление рисками — это процесс выявления, анализа и реагирования на факторы риска на протяжении всего жизненного цикла проекта в интересах его целей. Менеджер обязан уметь заранее выявлять потенциальные угрозы и продумывать пути их минимизации. Только так можно эффективно управлять проектом и повысить надежность его реализации.

12. Планирование

Как менеджеру проекта вам придется упорядочивать задачи, чтобы найти наиболее короткий путь к завершению проекта, обеспечивая эффективное использование ресурсов и минимизируя ненужные задержки. Поэтому важно научиться формировать реалистичные графики работ с учетом зависимости задач, ресурсов и возможных сбоев.

Тип графика проекта, который вы собираетесь создать, зависит от типа подхода к управлению проектами, которого вы придерживаетесь. Например, если вы следуете модели Waterfall, весь проект планируется и составляется в начале. Если вы следуете фреймворку Agile, планы разбиваются на более мелкие итерации (спринты), и планирование выполняется для каждой итерации.

13. Бюджетирование и контроль затрат

Составление бюджета — это не разовая задача. Надо уметь контролировать расходы на основе данных, полученных в результате постоянного мониторинга фактических расходов по сравнению с запланированными суммами. 

Вам необходимо хорошо понимать основные элементы идентификации ресурсов, оценки стоимости и планирования непредвиденных обстоятельств. Для этого рекомендуем рассмотреть специальные курсы или изучение материалов, посвященных бюджетированию проектов.

14. Управление ресурсами

Эффективное управление ресурсами подразумевает распределение задач в соответствии с опытом и навыками сотрудников, понимание их сильных и слабых сторон и согласование с потребностями проекта. 

Для обеспечения этого стоит использовать ПО для управления ресурсами или инструменты планирования, чтобы визуализировать распределение ресурсов и корректировать его.

15. Управление объемом работ

Управление объемами — динамический процесс, включающий постоянное совершенствование и согласование интересов стейкхолдеров. Четкое понимание, что входит в проект, а что — нет, позволяет избежать «расползания» объема, перерасхода ресурсов, сорванных сроков и увеличения затрат. 

Хорошо управляемый объем обеспечивает ясность, уменьшая недопонимание и конфликты. Используйте гибкие методы, такие как оптимизация бэклога — это поможет сохранить гибкий объем работ и проект всегда будет соответствовать потребностям заказчиков.

16. Контроль качества

Контроль качества — не просто отслеживание соответствия проекта ТЗ. Это сохранение его ценности для заказчика. Качество начинается с инициации и требует постоянного мониторинга. Поэтому менеджер проекта должен отслеживать это на всех этапах, интегрируя контрольные точки качества и постоянно совершенствуя процессы. 

Такие методы, как «Шесть сигм» (Six Sigma), всеобщее управление качеством (Total Quality Management, TQM) или бережливое производство (Lean), можно интегрировать в процессы проекта для повышения качества и снижения рисков.

17. Работа со стейкхолдерами

Это важнейший навык для менеджеров проектов, поскольку подразумевает способность выявлять, понимать, расставлять приоритеты и эффективно взаимодействовать с отдельными лицами или группами, на которых влияют результаты проекта или которые заинтересованы в них.

Работа со стейкхолдерами подразумевает не только эффективное общение. Важно выстраивать доверительные отношения, гибко адаптировать коммуникацию и управлять ожиданиями. Внедрение надежных методов анализа стейкхолдеров, таких как сетки интересов власти, помогает определить ключевых влиятельных лиц и соответствующим образом адаптировать стратегии коммуникации.

18. Управление изменениями

Изменения неизбежны, и эффективное управление ими подразумевает, что изменения воспринимаются как возможности, а не как помехи. Развитие навыков управления изменениями требует сочетания эмоционального интеллекта, стратегического мышления и эффективной коммуникации. 

Один из самых ценных навыков менеджера проектов — умение провести людей через изменения, обеспечивая плавную адаптацию к новым процессам, системам или стратегиям. Для этого можно использовать модель ADKAR (Awareness — Осведомленность; Desire — Желание; Knowledge — Знания; Ability — Способность; Reinforcement — Подкрепление).

19. Составление отчетности и ведение документации

Ведение отчетности и документирование — это административные навыки, которые обязательно должен получить менеджер проекта. Чтобы справляться с этими задачами быстрее и эффективнее, стоит использовать ПО для автоматизации отчетности и визуализации состояния проекта. Это помогает экономить время и предоставлять актуальные данные стейкхолдерам.

Кроме того, на основе отчетов за определенный период можно сделать выводы и извлечь уроки, которые в будущем помогут принимать взвешенные решения и улучшить управление проектами.

20. Управление закупками и поставщиками

Менеджер должен уметь выбирать поставщиков, оценивать риски контрактов, вести переговоры и контролировать исполнение условий.

Для успешного сотрудничества потребуется внедрить надежные стратегии закупок, выявить критерии оценки поставщиков и применять методы управления контрактами. Уделяя особое внимание постоянной оценке эффективности, повторным переговорам при необходимости и согласованию целей поставщика с целями проекта, можно снизить риски, связанные с внешними зависимостями.

21. Измерение и оценка эффективности

Метрики и KPI — это не просто цифры, а индикаторы успеха проекта. Установление показателей эффективности, соответствующих целям проекта, таких как управление освоенным объемом (EVM) или метрики сбалансированной системы показателей, помогает точно измерять прогресс. 

Повышать эффективность с каждым новым проектом можно с помощью проведения ретроспектив, регулярных оценок и корректировки действий по результатам анализа.

Technical skills менеджера проектов

В управлении проектами технические навыки включают в себя умение использовать инструменты, методы и методологии, характерные для данной дисциплины.

22. Подходы и методологии управления проектами

Менеджеры проектов должны хорошо знать и уметь применять различные методологии, такие как Waterfall, Agile, Scrum, Kanban, Lean или Six Sigma. Чем глубже их понимание, тем гибче можно адаптироваться к задачам и процессам.

Чтобы стать настоящим профессионалом в применении этих методов, мало просто изучить теорию, надо по-настоящему понять, как они работают на практике.

23. Управление портфелем проектов (PPM)

Управление портфелем проектов (PPM) — это стратегический подход, включающий управление совокупностью проектов, программ и других мероприятий для достижения стратегических целей организации.

И если менеджер работает с несколькими проектами одновременно, ему нужно уметь выстраивать приоритеты, распределять средства и ресурсы, оптимизировать процессы и следить за тем, чтобы каждый проект соответствовал своим потребностям, не перегружая его возможности.

24. Отраслевые и предметно-специфические знания

Чтобы получить роль менеджера для конкретного проекта, надо знать отраслевую специфику. Например, в технических проектах обязательным условием является знакомство с инженерными инструментами, в то время как менеджерам проектов в сфере здравоохранения требуются знания системы здравоохранения и т. д.

Специализированные знания являются решающим фактором при рассмотрении кандидатур на должности по управлению проектами в определенных отраслях.

25. Владение ПО для управления проектами

Эффективное использование инструментов управления проектами в разы повышает шансы на успех. И хотя многие организации специально обучают этому своих менеджеров на программных платформах, наличие предварительных знаний может иметь большое значение.

С помощью ПО для управления проектами можно видеть, как продвигается проект, на каком этапе вы находитесь, что сделано и что будет дальше. Таким образом, инструменты повышают прозрачность, скорость взаимодействия и точность планирования.

26. Владение инструментами оценки риска

Менеджеры проектов должны уметь использовать такие методики управления рисками, как анализ Монте-Карло, SWOT-анализ и т. д., поскольку они позволяют не только выявить риски, но и оценить их вероятность и влияние.

Они облегчают расстановку приоритетов и помогают принять решение, на чем сосредоточить ресурсы. К тому же использование специальной платформы для управления рисками делает весь процесс более гладким и позволяет командам решать проблемы до того, как они станут головной болью.

27. Работа с финансовым и бухгалтерским ПО

Умение пользоваться Excel, QuickBooks, SAP и другими системами для ведения бюджета имеет решающее значение для поддержки ваших навыков управления ресурсами.

Эти программные решения помогают с точным бюджетированием, тщательной оценкой затрат и созданием подробных финансовых отчетов. С помощью этих инструментов менеджеры проектов эффективно управляют финансовым аспектом проекта, гарантируя, что проект будет реализован в предопределенных денежных границах.

28. Владение инструментами анализа данных и отчетности

Инструменты анализа и отчетности позволяют менеджерам проектов создавать комплексные отчеты по проектам, анализировать тенденции и эффективно представлять данные стейкхолдерам. 

Большинство инструментов управления проектами поставляются с уже встроенными функциями отчетности и анализа, но с ними надо уметь обращаться, чтобы находить узкие места и принимать решения на основе данных.

Качества квалифицированных менеджеров проектов

Для того, чтобы стать квалифицированным руководителем проекта, требуется нечто большее, чем просто владение вышеупомянутыми навыками. Это непрерывный процесс формирования характера. Вот некоторые характерные черты, которые компании ищут в менеджере проектов.

• Эмоциональный интеллект. Опытные менеджеры часто обладают высоким эмоциональным интеллектом и способны не только понимать и управлять своими чувствами, но и работать с эмоциями других. Это помогает в построении позитивных отношений и управлении межличностной динамикой.
• Гибкость. Обстоятельства меняются постоянно и хороший менеджер проекта должен уметь быстро адаптироваться к ним. В этом случае он остается открыт для новых идей и может корректировать свои стратегии по мере необходимости.
• Самосознание. Опытные менеджеры понимают свои сильные и слабые стороны. Это позволяет им использовать свои способности максимально эффективно и развиваться в областях, где они могут быть менее компетентны.
• Честность и этичность. Менеджеры, обладающие такими чертами, последовательны в принятии решений и вызывают доверие, что способствует созданию позитивной рабочей среды.
• Стратегическое мышление. Успешное управление проектами требует стратегического мышления. Сильные менеджеры не только видят картину в целом, но и успешно формулируют и реализуют стратегию.
• Эмпатия. Менеджеры, которые умеют слышать членов своей команды, не только создают комфортную рабочую среду, но и более реалистично оценивают возможности своих коллег.
• Уверенность в себе. Уверенность, но не высокомерие — вот что важно для эффективного лидерства. Это повышает доверие команды и помогает менеджеру преодолевать трудности.
• Стрессоустойчивость. Не все всегда идет по плану, особенно в сложных проектах. И чтобы эффективно руководить командами в любые времена, надо уметь восстанавливаться после неудач и сохранять позитивный настрой.

Как развивать навыки управления проектами?

Развитие сильных навыков управления проектами требует сочетания непрерывного обучения, практического опыта и адаптивности. Вот несколько способов расширить свои возможности.

• Приобретите практический опыт. Лучший способ отточить свои навыки менеджера проектов — активно управлять проектами. Начните с небольших задач и постепенно берите на себя более сложные обязанности.
• Изучите методологии управления проектами. Ознакомьтесь с Agile, Scrum, Waterfall и другими методологиями управления проектами.
• Совершенствуйте навыки общения и лидерства. Навыки эффективного управления проектами включают в себя сильные навыки межличностного общения. Работайте над коммуникацией, управлением стейкхолдерами и принятием решений, чтобы эффективно руководить командами.
• Используйте инструменты управления проектами. Используйте специальные инструменты, чтобы оптимизировать рабочую нагрузку, распределять задачи, отслеживать прогресс и вести отчетность по проектам.
• Будьте открыты для обучения. Следите за тенденциями в вашей отрасли, совершенствуйте свои навыки и будьте открыты для новых возможностей управления проектами.

Как использовать навыки управления проектами?

Теоретические знания управления проектами дают прочную основу, однако истинное мастерство заключается в их практическом применении на реальных проектах. 

Например, менеджер проекта является отличным коммуникатором. Он умело создает общее видение проекта у команды и стейкхолдеров и управляет межличностными отношениями, гарантируя, что различные точки зрения будут сходиться к единой цели.

На практике это подразумевает проведение продуктивных совещаний, активное выслушивание проблем и формулировку задач таким образом, чтобы работа каждого была учтена и согласована. И вот для этого одного умения коммуницировать и может быть недостаточно. Нужен опыт.

Еще один пример — стратегическое мышление менеджера включается, когда нужно корректировать план проекта в ответ на изменения.  Но одного его мало. Чтобы сделать все как следует, надо развивать гибкость и адаптивность.

Если коротко, то успех менеджера проектов не зависит от превосходства одного навыка над другим. Надо быть мастером на все руки. Более того, навыками недостаточно просто обладать, надо знать, где и как их применить.

Перевод статьи «28 Project management skills a project manager must have».