Попасть на собеседование на позицию project manager (PM) — уже большое достижение. Но шанс получить оффер у вас будет только в том случае, если вы правильно подготовитесь. В этой статье мы собрали самые распространенные вопросы, которые могут задать на собеседовании, а также подробные ответы на них. Распределите время, чтобы успеть разобрать все вопросы заранее. Сделайте глубокий вдох, и давайте начнем подготовку!
Чем занимается Project Manager?
Прежде чем перейти к типичным вопросам, которые, скорее всего, зададут вам на собеседовании, давайте рассмотрим, чем на самом деле занимается PM.
За последнее время роль PM сильно изменилась. Раньше это была узкоспециализированная техническая должность, которая требовала глубоких знаний и навыков работы со сложным инструментам управления проектами. Но сегодня PM все меньше сосредоточен на технической стороне вопроса, благодаря современным доступным инструментам, и все больше — на работе со стейкхолдерами, управлении рисками и ожиданиями, на согласовании целей и т. д.
Кроме того, роли PM могут различается в зависимости от компании, отдела и должности. Например, в Asana считают, что если человек управляет проектами, то он уже project manager, независимо от занимаемой должности.
Поэтому, чтобы понять, чего от вас ожидают на собеседовании, внимательно изучите описание вакансии, там должны быть указаны основные зоны ответственности. Рассматривают вас на позицию, где в первую очередь требуется управление людьми? А может быть, для компании важно, как вы управляете тратами и рисками? Или принципиальный момент — навыки работы в специальных программах?
Когда вы точно знаете, что именно будет включать в себя эта работа, подготовиться к собеседованию значительно легче. Используйте всю информацию о вакансии, чтобы понять, какие именно вопросы из списка ниже будут наиболее полезны для вашей подготовки к собеседованию.
Вопросы и ответы
1. Расскажите о себе
Технически это не совсем вопрос, но чаще всего это будет первое, что вы услышите на собеседовании. Это ваш шанс кратко презентовать себя и объяснить, почему вы здесь и почему подходите на эту роль.
Что означает вопрос: интервьюер хочет дать кандидату возможность освоиться и произвести первое впечатление, а также узнать, что за человек перед ним и почему заинтересован в позиции.
Как отвечать: будьте честны и позитивны, кратко расскажите о своем последнем или текущем проекте, перечислите навыки, которые будут полезны на новой должности.Чего не следует говорить: не пересказывайте свое резюме, лучше расскажите о каких-то деталях, которые в нем не отражены. Ведите себя профессионально, старайтесь считывать обстановку и не углубляйтесь в подробности вашей частной жизни.
2. Есть ли у вас опыт работы из дома и управления удаленной командой?
Работа из дома стала нормой для многих компаний, и, возможно, вам придется управлять полностью удаленной командой. Поэтому интервьюер может захотеть узнать больше о вашем опыте в этой области.
Что означает вопрос: при управлении удаленной командой PM может столкнуться с определенными трудностями, они быстро решаются, если все работают в одном офисе, но интервьюер хочет узнать о подобном опыте и понять, сможете ли вы преодолеть эти трудности.
Как отвечать: если у вас есть подобный опыт, расскажите о нем и о том, как решали возникающие проблемы. Если такого опыта нет, то расскажите, как будете использовать инструменты управления проектами для работы и приемы тимбилдинга для мотивации и сплочения команды.Чего не следует говорить: самое главное — не преуменьшайте важность поддержания мотивации и вовлеченности участников удаленной команды, покажите, что вы относитесь к этому серьезно.
3. Как вы поддерживаете мотивацию своей команды?
Если команда не мотивирована, ей трудно поддерживать темп, в котором выполняется проект, и показывать результаты. Одна из обязанностей PM — уметь поддерживать мотивацию команды, вне зависимости от того, работают ли участники в одном офисе или удаленно.
Что означает вопрос: интервьюер хочет узнать, какие методы вы используете для поддержания вовлеченности и мотивации команды.
Как отвечать: начните с описания рабочей среды, которую вы создаете для эффективной работы команды, затем расскажите о постановке реалистичных контрольных точек проекта и о том, как они помогают двигаться к цели и способствуют эффективной совместной работе.Чего не следует говорить: не говорите только о материальной мотивации или о продвижении сотрудников по карьерной лестнице, покажите, что вам важна внутренняя мотивация команды.
4. Какой стиль лидерства вы предпочитаете?
Не существует правильного или неправильного стиля лидерства, всегда надо учитывать тип проекта, над которым работает команда, а также навыки и личностные качества каждого из ее участников. И в этом случае можно извлечь выгоду из любого стиля лидерства.
Что означает вопрос: термины «лидерство» и «менеджмент» часто используются как взаимозаменяемые, но не каждый менеджер является лидером, и не каждый лидер является менеджером. Задавая этот вопрос, интервьюер хочет понять, сумеете ли вы одновременно быть и тем, и другим, поэтому важно, чтобы вы знали, какой у вас стиль лидерства. Как отвечать: прежде всего, убедитесь, что вы правильно понимаете суть различных стилей лидерства и готовы ответить на дополнительные вопросы о ваших конкретных лидерских навыках, например:
- как вы, будучи демократическим лидером, сохраняете доверие команды, если принимаете решение без ее участия?
- как вы подходите к разрешению конфликтов как партнерский лидер?
- как вы, как лидер-трансформатор, боретесь с давлением, которое может испытывать ваша команда из-за вашего постоянного участия в процессе?
- каков ваш стиль общения с командой как транзакционного лидера?
- как вы, придерживаясь делегирующего стиля лидерства, помогаете своей команде не сбиться с намеченного курса?
Чего не следует говорить: не уходите от вопроса, просто говоря, что ваш стиль лидерства зависит от ситуации. Если это на самом деле так, то лучше приведите конкретные примеры — когда и в каких условиях вы использовали тот или иной стиль.
5. Как вы сообщаете плохие новости своей команде?
Часть работы PM — сообщать своей команде новости, как хорошие, так и плохие. И то, насколько хорошо вы справляетесь с такими обязанностями, указывает на уровень вашей квалификации.
Что означает вопрос: скорее всего, интервьюер хочет знать, насколько вы честны с командой и как хорошо умеете дипломатично доносить негативную информацию, не создавая при этом дополнительных проблем.
Как отвечать: объясните, что прежде чем сообщить плохие новости, стоит подготовиться и даже потренироваться, а чтобы избежать недопонимания, лучше всего говорить прямо и обязательно оставить время на вопросы от команды и заранее продумать дальнейшие шаги.
Чего не следует говорить: не пытайтесь все свести к позитиву, плохие новости есть плохие новости, и не стоит прикрывать их чем-то. Будьте реалистом, покажите, что вы понимаете потенциальные риски и серьезность такого сценария.
6. Как вы расставляете приоритеты в задачах?
Рабочий день PM может измениться в любую минуту из-за внесенных в проект изменений, появления новых задач или нового участника команды, которому надо срочно что-то объяснить. Поэтому так важно уметь расставлять приоритеты в работе.
Что означает вопрос: интервьюер ждет прямой, конкретный и подробный ответ, как именно вы расставляете приоритеты в задачах.
Как отвечать: расскажите о своем методе приоритезации, какой вы предпочитаете — матрицу Эйзенхауэра (деление задач на срочные и важные и на те, которые можно перенести, делегировать или вовсе исключить), или «съесть лягушку» (т. е. выполнить самую объемную и сложную задачу в первую очередь), или какой-то другой метод; не забудьте привести примеры.
Чего не следует говорить: тут тоже не стоит отвечать, что вы действуете в зависимости от ситуации, опытный PM всегда использует конкретные методы и инструменты для расстановки приоритетов.
7. Что для вас значит идеальный проект?
Это не значит, что вы должны ответить «тот, который идет по плану». Цель этого вопроса — узнать больше о том, над какими типами проектов вы предпочитаете работать.
Что означает вопрос: интервьюер хочет знать, в проектах какого типа вы чувствуете себя наиболее комфортно и уверенно.
Как отвечать: честно расскажите интервьюеру, какие проекты вам ближе — инновационные и коллаборативные, простые и структурированные, а может быть, вы работаете максимально эффективно, когда управляете несколькими небольшими проектами одновременно. Если можете, приведите пример конкретного проекта, который вы делали в прошлом.
Чего не следует говорить: не говорите, что вы можете справиться с любым типом проекта, даже если это правда, выберите все-таки тот тип, который вам ближе всего.
8. Как вы управляете изменениями в проекте?
Проекты редко идут по плану, а PM должен отвечать за корректировку графика, информирование об изменениях и принятие решений.
Что означает вопрос: интервьюер проверяет, с какими стратегиями управления изменениями вы знакомы и как вы сохраняете стабильность работы в таких случаях.
Как отвечать: покажите свою способность адаптироваться к неожиданным или неудобным ситуациям и расскажите, какие конкретно подходы вы для этого используете.
Чего не следует говорить: не говорите абстрактно. Если вам сложно объяснить, как вы управляете изменениями в проекте, приведите пример из своей практики.
9. Какие методы управления проектами вы использовали раньше?
Существует множество различных методологий управления проектами. Скорее всего, вы уже использовали их ранее (Agile, Waterfall, Scrum и др.) — сейчас самое время продемонстрировать свои знания.
Что означает вопрос: интервьюер хочет выяснить, соответствуют ли используемые вами методы управления проектами стилю организации.
Как отвечать: расскажите о методологии управления проектами, с которой вы знакомы ближе всего, приведите пример того, как вы ее использовали и как она сработала для вашей команды и проекта.
Чего не следует говорить: не бросайтесь просто модными словечками, убедитесь, что вы понимаете суть методологии, если собираетесь говорить о ней, и будьте готовы к дополнительным вопросам.
10. С какими инструментами управления проектами вы работали?
На этот вопрос нет правильного или неправильного ответа, инструментов для управления проектами множество, и вы можете получить несколько дополнительных баллов, если персонализируете свой ответ.
Что означает вопрос: интервьюер хочет оценить ваш опыт работы с инструментами и уровень владения ими.
Как отвечать: честно ответьте, какие инструменты управления проектами вы использовали раньше. Хорошо если вы заранее выясните, какие инструменты использует компания, в которую вы проходите собеседование — так можно будет адаптировать свой ответ и получить преимущество.
Чего не следует говорить: не стоит давать оценку тому или иному инструменту, просто расскажите о своем опыте их использования и о том, насколько хорошо вы владеете этими инструментами.
11. Есть ли у вас опыт управления бюджетом и тратами?
Не каждая компания требует от PM знаний управления тратами. Но если вы проходите собеседование на позицию, связанную с финансами или HR, этот вопрос обязательно зададут.
Что означает вопрос: интервьюер хочет понять, приходилось ли вам раньше управлять расходами, и ждет, что вы приведете пример.
Как отвечать: это зависит от того, есть ли у вас есть опыт управления бюджетом. Если да — расскажите о размере бюджета, которым вы управляли, своей зоне ответственности и как вы распределяли ресурсы. Если нет — честно скажите об этом интервьюеру и добавьте, как вы планируете развивать этот навык.
Чего не следует говорить: оставайтесь честны и не говорите о том, как вы управляете своим личным бюджетом, если у вас нет профессионального опыта. Быть финансово ответственным — это не то же самое, что знать, как управлять бюджетом проекта.
12. Что мотивирует вас по максимуму выкладываться на проекте?
Этот вопрос — прекрасная возможность рассказать, что именно вдохновляет вас в работе, как вы мотивируете команду и ведете ее к успеху. И конечно, привести примеры из вашей практики.
Что означает вопрос: мотивация выглядит по-разному для каждого, интервьюер хочет узнать, что поддерживает конкретно вашу мотивацию, чтобы лучше понять вашу личность.
Как отвечать: расскажите, что мотивирует вас, когда вы работаете. Это сильная команда? Решение рабочих вопросов? Возможность узнать что-то новое и расширить свои навыки? Подкрепите ответ примером из опыта.
Чего не следует говорить: не отвечайте просто «деньги». Очевидно, что материальная мотивация интересует так или иначе всех. Этот вопрос задается, чтобы выяснить, какие еще факторы вами движут.
13. С какими проблемами в работе вы сталкивались и как их решали?
PM сталкивается со множеством сложных проектов. Поделитесь с интервьюером опытом, как вы обычно решаете рабочие проблемы или приведите примеры, как вы справляетесь с препятствиями при управлении проетками.
Что означает вопрос: интервьюеру нужно узнать больше о ваших навыках решения проблем и о том, как вы подходите к решению сложных задач.
Как отвечать: примените метод STAR, он позволяет разбить ситуацию на четыре категории.
- Situation (ситуация) — опишите ситуацию в которой вы оказались. Например, ваша команда сократилась из-за отсутствия пары человек в течение длительного периода времени.
- Task (задача) — объясните, какую задачу нужно было решить. Например, вашей целью было сдать проект вовремя.
- Action (действие) — расскажите, что вы предприняли для достижения своей цели. Например, попросили помощь у другой команды, но это не сработало, и тогда вы отдали наиболее простые задачи на аутсорсинг фрилансеру.
- Result (результат) — завершите свой ответ описанием результата. Например, ваше решение передать часть задач фрилансеру позволило команде сосредоточиться на важных задачах и завершить проект без задержек. А сам фрилансер, которого вы нашли, был настолько компетентен, что вы в дальнейшем продолжили работу с ним.
Чего не следует говорить: не говорите о личных проблемах. Интервьюер хочет знать, как вы справляетесь с такими проблемами, как нехватка ресурсов, отрицательная обратная связь или задержки проектов. Даже если у вас нет опыта работы PM, расскажите о любой рабочей ситуации, в которой вы эффективно справиться с проблемой.
14. Почему вы хотите уйти с нынешней работы?
Очевидно, есть причина, по которой вы пришли на собеседование. И интервьюер хочет о ней знать.
Что означает вопрос: у вас хотят узнать: что вы думаете о своем бывшем/нынешнем работодателе и что побудило вас подать заявку на эту должность.
Как отвечать: сосредоточьтесь в ответе на новой возможности. Что вас мотивирует — переезд, получение новых навыков, баланс между работой и личной жизнью?
Чего не следует говорить: не критикуйте своего бывшего работодателя. Даже если опыт был негативным, важно смотреть вперед и оставаться позитивным на собеседовании.
15. Назовите три тактики, которые вы использовали для развития и поддержания хороших отношений с клиентами
В зависимости от сферы деятельности вам, возможно, придется иметь дело с клиентами или заказчиками на регулярной основе. Если вы умеете создавать и поддерживать прочные отношения, вы станете ценным активом для своей компании.
Что означает вопрос: для любой компании важно, чтобы клиенты или заказчики были довольны, поэтому интервьюеру важно знать, что у вас в запасе есть не один козырь, когда речь заходит о развитии значимых профессиональных отношений.
Как отвечать: подумайте о том, что всегда ценили клиенты при работе с вами — быстрые ответы, позитивную коммуникацию, предвосхищение потребностей, умение понимать цели клиента, прозрачные ожиданий и т. д. Все это и будет проверенными тактиками для построения и поддержания прочных деловых отношений.
Чего не следует говорить: не перехваливайте себя, лучше приведите примеры и покажите свою скромность — это еще одна из многих тактик, помогающих поддерживать позитивные профессиональные отношения, поэтому оставайтесь скромным на собеседовании, чтобы доказать, что вы на это способны.
16. Как вы вдохновляете слабо мотивированных членов команды?
Успешный PM должен уметь мотивировать свою команду, вне зависимости от личностных особенностей ее участников.
Что означает вопрос: интервьюер проверяет ваши лидерские навыки и хочет знать о том, как вы выявляете причины низкой эффективности и помогаете их устранить.
Как отвечать: начните с важности понимания сильных и слабых сторон каждого члена команды. Приведите пример того, как вы определили основную причину неэффективной работы участника команды (отсутствие ясности, недостаточную подготовку, личные проблемы и др.), какие шаги предприняли и к какому результату пришли.
Чего не следует говорить: не перекладывайте всю ответственность на неэффективного сотрудника и не делайте акцент на карательных мерах.
17. Как вы справляетесь с изменениями в объеме проекта, особенно в середине проекта?
Scope creep или неконтролируемое разрастание границ проекта — ситуация довольно распространенная. И данный вопрос исследует адаптивность PM, его навыки стратегического планирования и процесс принятия решений.
Что означает вопрос: интервьюер хочет понять, как вы управляете расширением границ проекта, как поддерживаете цели проекта, сроки и бюджеты в условиях изменений.
Как отвечать: начните с признания, что изменения в объеме проекта являются обычным явлением и иногда могут привести к лучшим результатам проекта. Опишите свой первый шаг по оценке влияния запрашиваемых изменений на сроки, бюджет и ресурсы проекта. Подчеркните важность хорошей коммуникации со стейкхолдерами и приведите пример из опыта, где вы успешно справились со Scope creep.
Чего не следует говорить: избегайте высказываний о том, что вы противитесь любым изменениям в объеме проекта или что вы принимаете изменения без оценки их последствий.
18. Опишите свой опыт работы с Agile
Agile имеет решающее значение для управления проектами в динамичных и быстро меняющихся условиях. Вопрос проверяет знание этого подхода и то, насколько PM владеет им на практике.
Что означает вопрос: интервьюер оценивает ваше понимание принципов, практик и фреймворков Agile (Scrum, Kanban и т. д.) и то, как вы применяли их в реальных проектах.
Как отвечать: кратко объясните свое понимание Agile и его важность при управлении проектами. Приведите примеры применения Agile-практик, выделите проблемы, с которыми вы столкнулись, упомяните о любых сертификатах или тренингах, которые вы прошли в области Agile.
Чего не следует говорить: оставайтесь честными, но не создавайте впечатления, что вы не знакомы с Agile или предпочитаете не использовать их.
19. Расскажите вкратце о последнем проекте, над которым вы работали
Этот вопрос дает представление о вашем актуальном опыте управления проектами.
Что означает вопрос: интервьюер хочет понять ваш стиль управления проектами — как вы справляетесь с графиками, зависимостями и метриками для достижения результата.
Как отвечать: начните с краткого обзора проекта: цели, масштаб и команда. Выделите ваши конкретные обязанности: планирование, исполнение, работа со стейкхолдерами, применение методологий и инструментов (Agile, Waterfall, диаграммы Ганта и т. д.). Упомяните ключевую проблему, с которой вы столкнулись, и то, как вы ее решили. Завершите ответ результатом проекта и выводом, как этот опыт подготовил вас к будущим проектам.
Чего не следует говорить: не отвечайте слишком общо и расплывчато, не перекладывайте ответственность на других за любые трудности, возникшие в ходе проекта.
20. Какой у вас опыт работы со стейкхолдерами и как вы уравновешиваете противоречия между приоритетами и требованиями?
Успешный PM должен уметь общаться со стейкхолдерами и находить баланс при противоречивых приоритетах. Этот вопрос оценивает вашу способность разрешать конфликты и эффективно расставлять приоритеты.
Что означает вопрос: интервьюер хочет узнать о вашей способности взаимодействовать со всеми заинтересованными сторонами и о том, как вы справляетесь с конфликтом интересов.
Как отвечать: расскажите о вашем подходе к работе со стейкхолдерами, подчеркните прозрачную коммуникацию, выстраивание доверия, использование инструментов для приоритизации. Приведите примеры, упомяните о методах определения приоритетов (использование структуры принятия решений, применение инструментов управления проектами и навыков ведения переговоров и разрешения конфликтов).
Чего не следует говорить: не говорите, что вы расставляете приоритеты в задачах исключительно на основе интуиции, без системного подхода.
Советы для успешного прохождения собеседования PM
Конечно, важно знать, что именно отвечать на вопросы при прохождении собеседования. Но не менее важно также оставить хорошее впечатление и убедиться, что вы выделяетесь на фоне конкурентов. Вот несколько советов, как это сделать:
- освойте терминологию — знание ключевых терминов управления проектами не только упростит интервью, но и покажет вашу компетентность;
- говорите уверенно и четко отвечайте на поставленный вопрос, следите за языком тела;
- не стесняйтесь уточнять вопросы, если они неясны — это демонстрирует ваши коммуникативные навыки и внимание к деталям;
- подготовьте реальные примеры из опыта, чтобы продемонстрировать ваши навыки и достижения в управлении проектами. Адаптируйте эти истории к желаемой вакансии — это покажет, как ваш опыт делает вас идеальным кандидатом.
Перевод статьи «20 project manager interview questions and answers».