При составлении графика реализации проекта не обойтись без построения диаграммы Ганта. С ее помощью можно планировать задачи, разбивать крупные проекты на фазы и выводить весь проект на одном экране на единой временной шкале. Поэтому специалистам по управлению проектами важно, чтобы была программа, в которой можно построить диаграмму Ганта.
Одним из примеров такой программы является система бизнес-аналитики Tableau. В этой статье расскажем, есть ли в ней возможность создания диаграммы Ганта, насколько она удобна, а также рассмотрим другие вопросы, которые будут интересны тем, кто раздумывает над использованием Tableau для управления проектами.
Что такое Tableau?
Tableau — это платформа для бизнес-аналитики, которой пользуются организации для визуализации данных с помощью мощных, но удобных и понятных графиков и диаграмм на базе машинного обучения, обработки естественного языка и предиктивной аналитики. Данные можно выводить на интерактивные информационные панели (дашборды) с возможностью совместного использования, а также выгружать в отчеты.
Tableau широко используется организациями по всему миру. Платформа так же популярна у аналитиков данных и других специалистов, которым нужна глубокая обработка сложных данных, позволяющая отслеживать события и тренды, понимать их причины и принимать решения на их основе. Tableau представлена целым рядом продуктов, включая как десктопные, так и облачные версии.
Этот удобный и мощный инструмент анализа данных не включает в себя функции управления проектами как таковые, но может использоваться для анализа и визуализации данных проекта, и даже для создания диаграммы Ганта. В этой статье мы расскажем, как создать диаграмму Ганта в Tableau, и рассмотрим ее основные функции и ограничения.
Есть ли в Tableau диаграммы Ганта?
Диаграмма Ганта — это тип столбчатой диаграммы, который используется в управлении проектами для иллюстрации временной шкалы (таймлайна) проекта. Диаграмма разделена на две части. Первая часть представляет собой таблицу со всеми данными по проекту, такими как даты начала и окончания, вехи и зависимости. Вторая часть – это визуальное представление временной шкалы, охватывающей весь проект.
В диаграмме Ганта каждая задача представлена горизонтальной полосой, длина которой указывает на длительность задачи. Положение полосы на временной шкале показывает, когда она начинается и заканчивается. Диаграммы Ганта можно использовать для отслеживания хода выполнения проекта, визуализации зависимостей задач, планирования распределения ресурсов и выявления потенциальных задержек.
Хотя платформа Tableau и не предназначена для управления проектами, но, как мы уже отметили, она может выполнять вспомогательную роль. Давайте посмотрим, есть ли в Tableau диаграммы Ганта и какие возможности работы с ними в ней представлены.
Короткий ответ: в Tableau диаграмм Ганта нет.
Как встроенная функция диаграмма Ганта в Tableau отсутствует, поэтому для ее создания потребуется вручную настроить ее составные столбчатые диаграммы. В результате получится диаграмма Ганта, на которой будет отображен график вашего проекта, а также основные данные, такие как названия задач проекта, длительность и сроки выполнения.
Длинный ответ: в диаграммах Ганта в Tableau нет ключевых функций для управления проектами
Итак, диаграмму Ганта в Tableau создать можно. Но будет ли это полноценный инструмент или лишь жалкий костыль? Во-первых, в отличие от программ для построения диаграмм Ганта, в которых диаграммы уже сразу готовы к использованию, в Tableau их нужно настраивать вручную. Для этого нужны время и соответствующая экспертиза.
Еще один недостаток этого продукта в том, что зависимости между задачами в нем изначально не поддерживаются. Их тоже нужно настраивать и контролировать вручную – а в крупных проектах это может быть очень затруднительно. Функция зависимостей крайне важна, когда нужно определить задачи, которые не могут быть начаты или завершены, пока не будут начаты или завершены другие. Настолько урезанная версия диаграммы Ганта, в которой эта функция по умолчанию отсутствует, конечно, огорчает.
Хотя в Tableau и есть возможность визуализации задач, но встроенные функции анализа критического пути и отслеживания вех в ней отсутствуют, равно как и функция перетаскивания для переноса задач. То есть, пользователей ждет еще больше ручной работы. Те, кто надеялся, что созданная в Tableau диаграмма Ганта будет полезна, наверняка будет разочарован.
Если вам нужна диаграмма Ганта, в которой вы сможете сделать всё это и даже гораздо больше, попробуйте ProjectManager. Диаграмма Ганта в ProjectManager позволяет планировать проекты, составлять графики работ и отслеживать их от момента начала до окончания. Есть возможность синхронизации с различными инструментами управления проектами – канбан-досками, дашбордами проектов, табелями учета рабочего времени, графиками рабочей нагрузки и многими другими. Но что важнее, все четыре типа зависимостей задач можно связать – так вы сможете избежать дорогостоящих задержек. Для определения критического пути отфильтруйте диаграмму так, чтобы отобразились ключевые задачи, необходимые для успешного выполнения проекта. Когда составите график работ по проекту, сохраните базовый план, чтобы в дальнейшем иметь возможность отслеживать ход работ и изменения в реальном времени и всегда укладываться в сроки. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.
Как улучшить диаграмму Ганта Tableau с помощью ProjectManager
В некоторых случаях создание диаграммы Ганта в Tableau может быть полезным, но оно меркнет по сравнению с программным обеспечением для диаграмм Ганта. С ProjectManager вы получаете программное обеспечение для онлайн-проектов и портфолио, которое предлагает набор инструментов для планирования и управления каждым этапом вашего проекта. С лучшими в своем классе диаграммами Ганта, которые отслеживают все четыре типа зависимостей, встроенным управлением ресурсами, совместной работой в реальном времени и многим другим вы быстро поймете, почему это предпочтительнее слабых функций Tableau. При необходимости вы всегда можете импортировать свои данные Tableau в ProjectManager для более детального изучения ключевых показателей.
Используйте диаграмму Ганта ProjectManager для установки базового уровня, определения критического пути, контроля ресурсов и отслеживания затрат. В несколько щелчков мыши назначайте задачи членам своей команды, устанавливайте приоритет и повторение и сотрудничайте со своей командой. Используйте неограниченное хранилище файлов для отслеживания всех документов и делитесь файлами, где бы вы ни работали. Попробуйте бесплатно в течение 30 дней.
1. Экспортируйте и импортируйте свой проект Tableau
Выберите проект из Tableau, который вы хотите экспортировать, и сохраните его как файл Excel или CSV. Теперь он готов к импорту в ProjectManager. В ProjectManager переключитесь на диаграмму Ганта, где вы увидите кнопку импорта. Нажмите «Выбрать файл» и найдите свой проект Tableau.
2. Добавить данные в новый или существующий проект
Теперь, когда ваш файл Tableau загружен в ProjectManager, решите, хотите ли вы добавить данные в новый проект или предпочитаете добавить их в существующий проект. Если вы добавляете данные в существующий проект, обязательно определите, следует ли сохранить существующие данные или удалить их.
3. Выберите, какие данные импортировать
Затем определите, хотите ли вы импортировать все данные из файла Tableau или только список задач. Выберите нужный вариант и нажмите «Далее».
4. Создайте подробную диаграмму Ганта!
Когда появится всплывающее окно «Успех!», процесс будет завершен. Файл Tableau импортирован, и теперь вы можете использовать настоящую диаграмму Ганта в ProjectManager. Теперь вы сможете увидеть, чего может достичь настоящая диаграмма Ганта, поскольку она наполнена функциями и позволяет вам оставаться на связи с остальной частью вашей команды.
Для чего можно использовать диаграмму Ганта Tableau?
Диаграммы Ганта в Tableau в лучшем случае являются базовыми. Они описывают длительность событий или действий в любом проекте, помогая менеджерам проектов видеть график проекта и не сбиться с пути на различных этапах. Однако отсутствие настоящих функций управления проектами является существенным пробелом в удобстве использования, и нет отслеживания времени, критического пути или распределения ресурсов, если назвать несколько.
Например, если кто-то, кроме руководителя проекта, предпочитает смотреть на данные с другой точки зрения, это будет сложно сделать. Все формулы должны быть настроены вручную, что оставляет место для человеческой ошибки. Это не идеально, когда на кону успех проекта. Кроме того, обмен файлами с заинтересованными сторонами — дело сложное и отнимающее много времени.
Основные характеристики диаграммы Ганта Tableau
Знание того, как создать диаграмму Ганта в Tableau, может помочь вам превратить наборы данных, электронные таблицы и списки задач в управляемые данными графики проектов для вашей организации. Это может быть хорошей альтернативой для менеджеров проектов, которым просто нужно визуализировать длительность и сроки выполнения задач проекта на временной шкале, но которым не нужна диаграмма Ганта для управления ежедневным выполнением проекта. Вот некоторые преимущества использования диаграммы Ганта Tableau.
- Сопоставьте данные из большого набора данных с временной шкалой проекта с помощью столбчатых диаграмм.
- Создавайте точные и реалистичные диаграммы Ганта и избегайте человеческих ошибок
- Импортируйте данные из различных форматов файлов, таких как CSV, JSON, XML и Excel, а также многих других.
Пример диаграммы Ганта Tableau
Если вы все еще настроены использовать Tableau, мы обрисовали, как выглядит диаграмма Ганта Tableau. Как вы видите, это типичная диаграмма Ганта, которая перечисляет задачи проекта с левой стороны и использует столбчатую диаграмму с накоплением справа для представления задач проекта на временной шкале . При более внимательном рассмотрении каждой задачи эта диаграмма Ганта также показывает сроки выполнения и общую продолжительность этих задач.
Недостатки создания диаграммы Ганта в Tableau
Tableau просто не имеет функций, которые вам нужны в программном обеспечении для диаграмм Ганта. Все, что вы можете сделать, это использовать его столбчатую диаграмму с накоплением, чтобы имитировать диаграмму Ганта, но ясно, что это всего лишь диаграмма визуализации данных, а не инструмент планирования, составления графиков или отслеживания проектов , которым должна быть диаграмма Ганта. Сказав это, вот некоторые из основных недостатков создания диаграммы Ганта в Tableau.
- Не может использоваться для отслеживания затрат, распределения ресурсов или анализа критического пути.
- Создание диаграммы Ганта в Tableau занимает много времени и требует ручной настройки множества вещей, таких как формулы.
- Хотя Tableau позиционирует себя как удобную аналитическую платформу, ее пользовательский интерфейс по-прежнему сложен в использовании и навигации для большинства людей, особенно для новичков в этом типе программного обеспечения.
- Из-за полного отсутствия функций управления проектами Tableau не может считаться программным обеспечением для построения диаграмм Ганта.
- Файлы можно сохранять только в формате Tableau Workbook (.twb), что затрудняет экспорт данных в другое программное обеспечение и обмен файлами с членами команды.
Лучшая альтернатива диаграмме Ганта Tableau
Давайте рассмотрим некоторые другие причины, по которым ProjectManager является гораздо лучшим инструментом для построения диаграммы Ганта, чем Tableau.
Расширенные функции диаграммы Ганта
Как мы намекнули, ProjectManager имеет один из лучших инструментов диаграммы Ганта, который может предложить любое программное обеспечение для управления проектами. Помимо создания интерактивного, онлайн-графика проекта, который позволяет вам сотрудничать с вашей командой в режиме онлайн, диаграмма Ганта ProjectManager позволяет вам распределять ресурсы, оценивать стоимость проекта, связывать четыре типа зависимостей задач, определять критический путь ваших проектов и многое другое.
Множество инструментов управления проектами
Одним из главных преимуществ диаграммы Ганта ProjectManager является то, что она автоматически синхронизируется с другими инструментами управления проектами, такими как доски канбан, календари проектов, панели мониторинга проектов , табели учета рабочего времени и диаграммы управления рабочей нагрузкой, что позволяет вам управлять всеми различными областями вашего проекта.
Сотрудничайте со своей командой онлайн
Одним из самых больших недостатков диаграммы Ганта Tableau является то, что это решение для настольного компьютера, которое не подходит для команд, которым необходимо сотрудничать онлайн . ProjectManager, с другой стороны, представляет собой решение для управления онлайн-проектами с неограниченным хранилищем файлов и функциями совместной работы в команде, такими как обмен сообщениями и файлами.
ProjectManager также отправляет уведомления по электронной почте, когда кто-то вносит изменения в задачи или проекты, в которых вы участвуете, или когда вас упоминают в сообщении, чтобы вы всегда были в курсе прогресса своей команды.
Если вы все еще заинтересованы в создании диаграммы Ганта в Tableau, читайте дальше, поскольку мы описываем каждый шаг, который вам нужно сделать с нуля. Однако, если вы новичок в Tableau и вам сложно адаптироваться к этому инструменту, вы также можете использовать наш шаблон диаграммы Ганта для Excel, который поможет вам создать похожий график проекта.
Шаблон диаграммы Ганта
Этот бесплатный шаблон диаграммы Ганта для Excel может автоматически создать для вас диаграмму Ганта на основе списка задач проекта и сроков их выполнения. Просто введите эти данные, и этот бесплатный шаблон диаграммы Ганта для Excel автоматически рассчитает длительность каждой задачи и сгенерирует столбчатую диаграмму с накоплением для отображения графика проекта.
Как создать диаграмму Ганта в Tableau
Чтобы создать диаграмму Ганта в Tableau, вам понадобится набор данных проекта или бизнеса, который может быть чем угодно: от таблицы Excel с несколькими задачами проекта и сроками выполнения до больших наборов данных с сотнями задач. Если у вас нет набора данных, вы можете загрузить наш шаблон графика строительства в виде файла CSV или Excel. Давайте начнем с процесса создания диаграммы Ганта.
1. Импорт файла источника данных
Первый шаг при создании диаграммы Ганта в Tableau — загрузка данных в программное обеспечение. Для этого примера мы будем использовать данные из нашего шаблона графика строительства , который мы загрузили как файл Excel. Чтобы начать, щелкните опцию, которая позволяет Tableau импортировать файл «Microsoft Excel». Затем выберите файл, который вы хотите импортировать с вашего компьютера.
2. Выберите ваши данные
После импорта файла в Tableau вы попадете на экран «Источник данных». Здесь вы можете предварительно просмотреть набор данных, выбрать данные, которые хотите импортировать, и удалить ненужные столбцы, если это необходимо.
В этом случае мы экспортируем файл, содержащий данные о графике проекта для строительного проекта, которые можно использовать для создания диаграммы Ганта, например, список задач проекта, которые необходимо выполнить, их сроки и продолжительность. Он также содержит другие данные, которые вы можете выбрать для отображения на диаграмме Ганта, например, стоимость задач, требования к ресурсам, зависимости задач и многое другое. Как только вы будете довольны своими данными, вы можете переключиться в представление «Лист».
3. Добавьте данные для заполнения диаграммы Ганта
Теперь, когда вы импортировали данные в Tableau, вы готовы создать диаграмму Ганта с помощью представления «Лист». В левой части экрана находится список переменных из вашего набора данных. Теперь вы можете просто перетащить их в поля столбцов и строк, чтобы автоматически создать диаграмму Ганта в Tableau.
Сначала перетащите «Планируемую дату начала» из списка переменных данных в поле «Столбцы», как показано на рисунке ниже.
После добавления этой переменной щелкните по ней и выберите «Точная дата», что является правильным форматом даты для создания диаграммы Ганта.
Затем перетащите переменную «Имя задачи» в поле «Строки». После этого столбчатая диаграмма Tableau начнет напоминать диаграмму Ганта, но вам все еще нужно будет выполнить несколько шагов.
Теперь щелкните раскрывающееся меню под «Знаками» и выберите диаграмму Ганта.
4. Рассчитайте длительность задач
Теперь давайте настроим диаграмму Ганта, чтобы она отображала длительность задач проекта с размером каждого столбца. Для этого выполните следующие действия.
Откройте раскрывающееся меню визуализации данных и нажмите «Создать вычисляемое поле…».
Назовите вычисляемое поле и добавьте к нему формулу. В этом случае мы будем использовать формулу «DATEDIFF», которая вычислит разницу между двумя датами. Начните с ввода «DATEDIFF», а затем выберите ее из меню формул.
Теперь заполните переменные формулы, введя «(‘day’, [Планируемая дата начала], [Планируемая дата окончания])», как показано в примере диаграммы Ганта в виде таблицы ниже.
После того, как вы добавите эту формулу и нажмете «ОК», это пользовательское вычисляемое поле появится вместе с остальными переменными данных в левой части экрана. Теперь перетащите его на значок размера.
Это позволяет изменить размер полос задач диаграммы Ганта, чтобы отобразить длительность каждой задачи и точно отобразить график строительного проекта .
5. Добавьте дополнительные сведения о своих задачах в диаграмму Ганта Tableau
На последнем шаге перетащите переменные «Планируемая дата окончания» и «Планируемая длительность» в поле «Подробности», чтобы эта информация отображалась при наведении курсора на полосы диаграммы Ганта.
Примечание: установите «Планируемую дату окончания» как точную переменную даты, щелкнув раскрывающееся меню и выбрав «Точная дата».
Поздравляем, вы создали диаграмму Ганта в Tableau. Теперь вы можете добавить дополнительные детали в график проекта, такие как затраты, ресурсы и исполнители.
Преимущества диаграммы Ганта Tableau
Несмотря на то, что это не лучший в своем классе вариант, использование диаграммы Ганта Tableau имеет некоторые преимущества.
- Процесс создания диаграммы Ганта прост и требует только импорта набора данных и выбора информации, которую вы хотите отобразить.
- Помимо столбчатых диаграмм с накоплением, которые можно использовать для создания диаграммы Ганта в Tableau, существуют десятки диаграмм и графиков визуализации данных для анализа бизнес-данных или данных проекта.
- Простая альтернатива для менеджеров проектов, которым нужно видеть только сроки и даты выполнения
Однако, как указано выше, эта базовая диаграмма Ганта не имеет управления ресурсами, отслеживания затрат, бюджетирования проекта , планирования рисков и других важных функций управления проектами. Вдобавок ко всему, это диаграмма Ганта на настольном компьютере, поэтому вы не сможете сотрудничать с членами вашей команды в режиме онлайн.
Таким образом, диаграммы Ганта Tableau можно использовать только для создания графика проекта, но их не следует использовать для управления фазой выполнения вашего проекта из-за их ограниченной функциональности. Если вам нужен надежный инструмент для диаграмм Ганта, который вы можете использовать для управления всеми аспектами вашего проекта, попробуйте ProjectManager. Давайте рассмотрим, что делает ProjectManager гораздо лучшим инструментом для диаграмм Ганта, чем Tableau.
Вкратце: у ProjectManager диаграмма Ганта лучше, чем у Tableau
Как обсуждалось выше, Tableau может помочь вам визуализировать наборы данных в более удобные диаграммы и графики, такие как диаграмма Ганта. Но, к сожалению, Tableau не является инструментом диаграммы Ганта, который вы можете использовать для активного управления своими проектами , поскольку вы не сможете назначать работу членам своей команды, отслеживать затраты на проект или отслеживать выполнение задач в режиме реального времени, как вы это делаете с ProjectManager.
Перевод статьи «Tableau Gantt Chart: A How-to Guide With Pros, Cons & Alternatives».