Все, что должен знать начинающий менеджер проектов

Содержание:

• Введение
• 15 основных навыков, которые должен освоить каждый менеджер проекта
• Что следует знать менеджеру проекта?
• 5 ключевых компетенций менеджера проекта
• 4 основных инструмента и метода для начинающих менеджеров проектов
• 10 практических советов для начинающих менеджеров проектов
• Заключение 
• Часто задаваемые вопросы

Введение

Поздравляем, теперь вы менеджер проекта! Но даже если вы специально этому обучались, первые несколько дней на новой должности могут показаться хаосом.

Мы подготовили для вас руководство, которое поможет разобраться в возникшей путанице и узнать о ключевых аспектах, инструментах и методах работы менеджера проектов. Благодаря этому вы сможете управлять проектами более эффективно, минимизировать риски и добиться результатов.

15 основных навыков, которые должен освоить каждый менеджер проекта

Управление проектами — это, прежде всего, анализ и контроль. Надо следить за тем, чтобы проекты были завершены в срок, в рамках бюджета и в соответствии с ожиданиями.

Это очень непросто. По статистике, ежегодно более 70% всех проектов терпят неудачу. Для новичков в управлении проектами эти цифры могут показаться пугающими. Поэтому так важно повысить свои шансы на успех с самого начала. Что для этого можно сделать? 

Обладать навыками, перечисленными ниже. Условно их можно разделить на 5 групп.

Основы менеджмента

1. Управление проектами

Одним из наиболее важных навыков является понимание различных аспектов проекта. Это и планирование того, что должно быть сделано, и составление графика выполнения задач, и составление бюджета, и управление ресурсами.

Почему это так важно?

Потому что без этого проект может быть не выполнен в срок, в рамках бюджета и в соответствии с требуемыми стандартами качества.

Как же приобрести эти навыки?

Во-первых, можно пройти обучение на онлайн-курсах, почитать подходящие книги или научиться этому у опытных менеджеров. Во-вторых, эти навыки можно получить на практике. Беритесь за небольшие проекты, чтобы отработать свои навыки и получить обратную связь от руководства.

2. Делегирование и распределение задач

Научиться делегировать задачи членам своей команды просто необходимо. Это поможет распределить нагрузку, повысить продуктивность команды и укрепить доверие между ее участниками. Если задачи распределены эффективно, все сотрудники чувствуют, что их ценят и доверяют им. Это еще больше повысит их мотивированность.

Начните с определения сильных сторон членов команды и распределения задач в соответствии с ними. Четко сформулируйте ожидания, обеспечьте команду необходимыми ресурсами и поддерживайте ее на протяжении всего жизненного цикла проекта.

3. Управление эффективностью

Чтобы управлять эффективностью проекта, надо уже на старте озвучить участникам команды все ожидания, а потом регулярно предоставлять обратную связь и конструктивно обсуждать возможные ошибки. Как действовать?

• Определите, что вам нужно от вашей команды, на старте проекта
• Регулярно хвалите и конструктивно критикуйте участников, чтобы помочь им совершенствоваться
• Используйте примеры, чтобы показать, что работает хорошо, а что может быть лучше.
• Оценивайте прогресс и предлагайте возможности для роста

Благодаря этому ваша команда всегда будет знать, чего от нее ждут, а отношения в коллективе станут доверительными и позитивными.

Коммуникация и развитие сотрудничества

4. Активное слушание

Если вы не прислушиваетесь к своей команде, вы можете упустить важную информацию или неправильно понять ваших коллег. Это приведет к недопониманию, задержкам по срокам и даже провалу проекта.

Активное слушание позволяет вам сосредоточиться на том, что говорят члены вашей команды, понять их проблемы и принять во внимание их точку зрения.

Обращайте внимание на то, что они говорят, задавайте соответствующие вопросы, чтобы прояснить любые сомнения, анализируйте то, что они говорят.

5. Четкая коммуникация

Эффективная коммуникация повышает производительность команды. Поэтому общайтесь ясно и кратко в зависимости от ситуации. Доносите информацию таким образом, чтобы члены вашей команды могли вас легко понять. Вы можете использовать самые разные методы и инструменты — встречи, рассылка электронных писем или отчетов, внедрение системы обратной связи и т. д.

6. Доверие и открытая коммуникация

Когда команда доверяет менеджеру, она работает более эффективно. И ваша задача создать благоприятную рабочую среду, в которой каждому будет удобно делиться своими идеями, мнениями и отзывами.

Начните с открытости и честности по отношению к участникам команды. Убедитесь, что вы общаетесь регулярно и прислушиваетесь к их мнению, поощряйте культуру прозрачности, сообщайте о ходе работ. Все это поможет каждому в команде почувствовать себя более вовлеченным в проект.

Лидерство и мотивация команд

7. Методы мотивации

Как менеджер проекта вы должны знать, что в команде все люди разные и у каждого свой уникальный способ сохранять мотивацию в работе. Используйте сразу несколько методов, чтобы вдохновлять и заряжать энергией свою команду.

Начните со знакомства, узнайте, что вдохновляет каждого члена команды. Это поможет вам адаптировать свой подход к каждому сотруднику. Кого-то мотивирует признание, кого-то деньги, а кого-то — достижение цели. 

Как говорит автор бестселлеров по лайф-коучингу Тони Роббинс: «Люди не ленивы. У них просто бесполезные цели — то есть цели, которые их не вдохновляют». 

Ставьте перед своей командой четкие и вдохновляющие цели. Это мотивирует ее участников работать над достижением этих целей и  сделает осмысленной работу над каждой задачей.

8. Тимбилдинг

Сильная и сплоченная команда не только может обеспечить успех проекта, но и помочь каждому участнику почувствовать, что его ценят и уважают. Поэтому важно уметь построить именно такую команду.

Начните с организации мероприятий по сплочению коллектива, в которых может принять участие каждый. Это может быть что угодно: от совместных обедов до активного отдыха на свежем воздухе или специализированных игр. Такие мероприятия — прекрасная возможность сломать барьеры и помочь членам вашей команды лучше узнать друг друга.

9. Разрешение конфликтов

Конфликты на рабочем месте приводят к снижению производительности и могут обойтись компании очень дорого. Кроме того, разногласия в коллективе — это всегда источник стресса, снижение общего морального духа и токсичная рабочая среда.

Хороший менеджер должен уметь решать конфликты, причем так, чтобы учитывались интересы всех участников команды. Активно слушайте все заинтересованные стороны, признавайте существование их точек зрения, работайте вместе над поиском решений. Оставайтесь открытыми и не закрывайте глаза на возникающие разногласия. Это поможет наладить отношения с членами команды, улучшить коммуникацию и, в конечном счете, повысить производительность.

Адаптивность и непрерывное обучение

10. Управление изменениями

Как новый менеджер проекта вы, несомненно, столкнетесь с изменениями. И они не всегда будут позитивны. Такие изменения могут привести к замешательству, разочарованию и даже к сопротивлению со стороны членов вашей команды. 

Вам нужно принять эти изменения и провести свою команду через них с помощью четкой коммуникации и поддержки. Поступая так, вы поможете коллективу адаптироваться к новым процессам и увидеть их преимущества.

Проявите терпение, сохраняйте позитивный настрой, регулярно общайтесь с командой, сообщайте ей об изменениях и ожиданиях, будьте готовы ответить на вопросы и поддержать участников.

11. Информированность и самообразование

Известный американский предприниматель Джим Рон говорил: «Формальное образование позволит вам зарабатывать на жизнь; самообразование принесет вам состояние». 

Это значит, что для движения вперед всегда необходимо оставаться в курсе последних тенденций в отрасли, знать о новых технологиях и интересоваться практиками управления. Так вы сможете принимать обоснованные решения, которые могут принести пользу вашей команде и компании в целом. А без этого вы будете принимать решения на основе устаревшей информации и  рискуете упустить нечто важное, что негативно повлияет на ваши проекты.

Изучайте отраслевые публикации, посещайте вебинары и конференции, общайтесь с профессионалами в вашей области. Следите за новостями в соцсетях и присоединяйтесь к онлайн-сообществам по вашей теме, чтобы ничего не пропустить.

12. Открытость для обратной связи

Открытость и доступность для обратной связи поможет укрепить лидерские позиции в коллективе. Это означает, что вы должны быть восприимчивы к отзывам не только вашей команды, но и начальства, а также заниматься саморефлексией.

Создайте культуру  открытого общения в команде, поощряйте участников делиться своими мыслями и идеями и будьте восприимчивы к их мнениям. Планируйте регулярные проверки и анализ результатов работы, чтобы получить фидбэк от руководства. Займитесь самоанализом, уделив время оценке собственной производительности и выявлению областей для улучшения.

Личностное и профессиональное развитие

13. Тайм-менеджмент

Овладев навыками тайм-менеджмента, вы сможете как руководитель проекта расставлять приоритеты в задачах, эффективно делегировать полномочия и избегать эмоционального выгорания. Тайм-менеджмент помогает максимально эффективно использовать свое время, достигать поставленных целей и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Чтобы эффективно управлять своим временем, создайте список дел и расставьте приоритеты задач в зависимости от их важности и срочности. По возможности делегируйте задачи членам команды и не стесняйтесь просить о помощи, когда это необходимо. Избегайте многозадачности и сосредоточьтесь на одной задаче за раз, чтобы максимизировать свою производительность.

Также можно использовать специальные инструменты и техники: тайм-блокинг, метод Помодоро, матрица Эйзенхауэра и др. Это поможет вам оставаться сосредоточенным, эффективно управлять своим временем и избегать отвлекающих факторов.

14. Баланс между работой и личной жизнью

Рано или поздно вы наверняка почувствуете, как разрываетесь между управлением несколькими проектами и личной жизнью. Несомненно, это стресс, который, как показывают исследования, может негативно сказаться на работе вашего мозга. Необходимо достичь баланса между работой и личной жизнью. Как это сделать?

• Планируйте свое личное время так же, как и рабочее. Занятия в спортзале, походы в кино и встречи с друзьями так же важны, как и к деловые встречи.
• Научитесь говорить «нет». Если вы чувствуете перегруз, откажитесь от дополнительной работы. В этом нет ничего страшного, а ваше здоровье за это только скажет спасибо.

Оставьте работу на работе. Не проверяйте почту после работы, если только это не экстренная ситуация. Вашему мозгу нужно время, чтобы перезарядиться для максимальной производительности на следующий день.

15. Профессиональное развитие

Управление проектами похоже на вождение автомобиля. Это может быть захватывающе, но без надлежащей подготовки поездка будет непростой.

Профессиональное развитие необходимо для успеха, поскольку оно дает возможность развить необходимые навыки, справляться с каждой следующей задачей лучше и быстрее, чем с предыдущей и эффективно взаимодействовать с командой.

Итак, вот несколько идей, с которых можно начать:

• Наставничество — это прекрасная возможность поучиться у опытных менеджеров проектов, которые могут предложить ценные идеи и провести вас через все взлеты и падения в управлении проектами.
• Онлайн-курсы предлагают широкий спектр возможностей обучения: от экспресс-уроков до углубленных программ с получением сертификатов.

Семинары обеспечивают целенаправленное обучение с практическими занятиями под руководством экспертов.

Что следует знать менеджеру проекта?

Как менеджер вы должны знать о нескольких ключевых аспектов при управлении проектом.

• Масштаб проекта. Вы должны четко представлять масштаб проекта, включая его цели, конечные результаты и требования. Это поможет гарантировать, что проект движется по намеченному пути и отвечает всем требованиям. 
• График проекта. У менеджеров проектов всегда есть четкий график проекта, в котором указаны все задачи, зависимости проекта, основные этапы и сроки. Это необходимо для того, чтобы следить за ходом проекта и своевременно его завершить. 
• Бюджет проекта. Обязательно должен присутствовать и детальный бюджет проекта, в котором будут указаны все расходы, чтобы распределить ресурсы и не тратить больше, чем необходимо.
• Управление рисками проекта. Чтобы поддерживать проект в рабочем состоянии и минимизировать возникновение проблем, нужен план для выявления и управления любыми рисками, связанными с вашим проектом. 
• Управление командой проекта. Установите четкие роли и обязанности для членов команды и предоставьте поддержку и ресурсы по мере необходимости. Это позволит эффективно управлять командой, и она сможет стать более продуктивной.
• Управление коммуникацией проекта. Менеджеры проектов должны поддерживать коммуникацию в команде и взаимодействовать со стейкхолдерами, предоставляя регулярные обновления и решая возникающие в коллективе проблемы.

5 ключевых компетенций менеджера проекта

Менеджер проекта — это капитан корабля, и команда полагается на него. Чтобы обеспечить проекту успех, придется играть сразу несколько ролей.

• Лидер. Вы будете мотивировать участников команды, чтобы все вместе двигались к общей цели. Надо признавать и ценить достижения каждого члена команды на этом пути, чтобы поддерживать их мотивацию.
• Коммуникатор. Убедитесь, что все находятся на одной волне и что информация беспрепятственно передается между членами команды и стейкхолдерами. Четкая коммуникация крайне важна, чтобы избежать путаницы и недопонимания.
• Переговорщик. В ходе проекта могут возникнуть конфликты, и задача менеджера — разрешить их, найдя выгодное для всех решение. Умение вести переговоры поможет сохранить доверие вашей команды и стейкхолдеров.
• Кризис-менеджер. В каждом проекте есть свои сложности, и вы должны быть готовы предвидеть их и преодолевать с помощью творческих решений. Для этого надо сохранять позитивный настрой и быть находчивым.
• Риск-аналитик. Потенциальные риски могут сорвать проект. Ваша задача — уметь выявлять риски до того, как они превратятся в более серьезные проблемы, чтобы сохранить проект в рабочем состоянии.

4 основных инструмента и метода для начинающих менеджеров проектов

Как начинающий менеджер проектов, вы должны знать о некоторых важных инструментах и методах, которые могут значительно облегчить вашу работу:

1. Методологии управления проектами

Методологии управления проектами используются для планирования, выполнения и контроля проекта от начала до конца. Эти методологии помогут организовать и эффективно управлять проектами.

Вот наиболее популярные методологии управления проектами:

• Методология водопада. Это традиционный подход, в котором соблюдается линейная последовательность шагов, где каждый этап должен быть завершен, прежде чем начнется следующий. Метод обеспечивает четкую структуру и сроки реализации проекта, что упрощает его планирование и управление.
• Agile-методология. Это гибкий подход, ориентированный на выполнение проекта небольшими частями и адаптацию к изменениям по мере необходимости. Он лучше всего подходит для проектов, в которых требования недостаточно четко определены изначально и нуждаются в адаптации по мере реализации проекта.
• Методология Scrum. Это методика, которая реализуется в рамках философии Agile. Она используется для управления сложными проектами по разработке ПО. В Scrum проект разбивается на небольшие спринты и проводятся ежедневные встречи для отслеживания прогресса и решения возникающих проблем.

Чтобы выбрать оптимальную методологию для вашего проекта, учитывайте его сложность, размер и сроки, а также имеющиеся ресурсы. Также можно обратиться за советом к опытным руководителям проектов или к членам команды, которые помогут принять обоснованное решение..

2. Инструменты управления проектами

Как менеджеру проектов вам нужно управлять несколькими задачами и проектами одновременно. Это может вызывать стресс и перегрузку. Однако подходящий инструмент управления проектами поможет держать все под контролем. 

ПО для управления проектами должно помогать вам отслеживать все аспекты вашего проекта, от сроков и бюджетов до общения в команде и обмена файлами. В идеале ПО должно быть простым и доступным для каждого члена команды, т. к. оно используется для совместной работы над задачами, эффективной коммуникации, отслеживания прогресса и составления отчетов.

3. Инструменты коммуникации

Одна из важнейших, хоть и непростых, задач менеджера проекта — поддержание связи со своей командой и стейкхолдерами. А если ваша команда работает удаленно, это и вовсе может обернуться полной катастрофой.

Вот где пригодятся инструменты коммуникации. Используя их, вы сможете быстро получать свежие новости, общаться со всеми сотрудниками и при этом избегать недоразумений.

Наиболее популярные инструменты коммуникации:

• Slack. Платформа для обмена сообщениями, позволяющая общаться с командой в режиме реального времени. Вы можете создавать каналы для обсуждения определенных тем, обмениваться файлами и даже интегрировать другие инструменты.
• Zoom. Инструмент для видеоконференций для проведения виртуальных встреч с членами команды и стейкхолдерами. Можно использовать демонстрацию экрана, записывать встречу и даже проводить опросы. Zoom идеально подходит для удаленных команд и позволяет сэкономить время и деньги на командировочных расходах.
• Microsoft Teams. Приложение является частью Office 365 и помогает эффективно сотрудничать с командой, позволяя получать доступ к файлам, электронной почте и календарям в одном месте.Также с помощью Microsoft Teams можно создавать каналы для проектов, общаться с командой и проводить видеовстречи.

4. Методы тайм-менеджмента

У менеджера проекта всегда много работы. Поэтому нужно уметь эффективно управлять своим временем. Используйте для этого специальные методы, они помогут оставаться организованным, сосредоточенным и продуктивными.

Вот несколько полезных приемов для эффективного управления временем:

• Timeboxing. Выделите определенное количество времени на каждую задачу и придерживайтесь этого лимита. Это поможет вам не увязнуть в одной задаче и обеспечит грамотное распределение времени на весь список дел.
• Приоритезация. Ранжируйте задачи по важности и займитесь в первую очередь наиболее существенными. Сосредоточившись на них, вы сможете добиться прогресса в наиболее важных аспектах вашего проекта.
• Техника Помодоро. Разбейте свой рабочий день на 25-минутные интервалы, или «помодоросы», с короткими перерывами между ними. Работая короткими отрезками, вы сможете оставаться сосредоточенными и избежать выгорания.

10 практических советов для начинающих менеджеров проектов

Освоение навыков управления проектами поможет вам обеспечить совместную работу всех членов вашей команды и синхронно двигаться к общей цели.

Вот несколько практических советов, которые помогут эффективно управлять проектами:

1. Слушайте активно, прежде чем погрузиться в планы управления проектами . Это поможет вам лучше понять потребности, проблемы и цели вашей команды.
2. Выстраивайте доверительные отношения с членами вашей команды и узнайте их сильные стороны. Так вы сможете более эффективно распределять задачи и укреплять доверие между сотрудниками.
3. Сосредоточьтесь на смысле проекта, а не только на результатах. Это поможет правильно расставить приоритеты, принимать обоснованные решения и убедиться, что проект движется по пути к достижению своих целей.
4. Обучайтесь и ищите наставников. Непрерывное обучение позволит вам расти как менеджеру проектов и получать ценные знания от опытных специалистов.
5. Используйте инструменты управления проектами с умом. Найдите среди них наиболее подходящие, которые соответствуют потребностям проекта. При необходимости вы можете скорректировать свой подход и обучить членов команды пользоваться этими инструментами.
6. Отмечайте достижения, чтобы поддерживать мотивацию и вовлеченность команды. Можете сделать это публично и официально или организовать командный пикник. Это поможет создать позитивную рабочую атмосферу и повысит моральный дух команды.
7. Эффективно делегируйте полномочия, чтобы расширить возможности членов команды. Назначайте задачи сотрудникам задачи в соответствии с их навыками и опытом.
8. Откажитесь от нереалистичных требований. Благодаря этому вы сможете избежать бессмысленной траты времени и ресурсов своей команды. Нужно установить реалистичные ожидания и четко доносить информацию до стейкхолдеров, чтобы избежать недоразумений.
9. Управляйте рисками, чтобы избежать неожиданностей и задержек. Выявив потенциальные проблемы на ранней стадии, вы можете разработать планы действий в чрезвычайных ситуациях для снижения этих рисков.
10. Подавайте пример позитива и целеустремленности. Это вдохновит членов команды делать то же самое. Более того, так вы сможете создать позитивную рабочую среду, где каждый чувствует себя хорошо и счастлив находиться на своем рабочем месте.

Заключение 

Мы рассмотрели все основные моменты, о которых необходимо знать каждому начинающему менеджеру проекта. Благодаря этим простым рекомендациям, вы сможете быстро обрести уверенность в своих силах. 

А если что-то не получится сразу, не расстраивайтесь! Помните, никто не становится профессионалом за одну ночь. Ваша задача — учиться и расти, набираясь опыта.

Часто задаваемые вопросы

Что в первую очередь должен сделать менеджер при запуске проекта?

Первое, что должен сделать менеджер проекта при запуске проекта, — это четко определить его масштаб, цели, сроки, бюджет, результаты и кто является в нем стейкхолдерами.

Как может выглядеть чек-лист менеджера проекта?

Вот несколько пунктов, которые стоит включить в такой чек-лист:

1. Определить масштаб и цели проекта.
2. Составить план проекта, где будут указаны задачи, ресурсы и этапы, необходимые для достижения целей.
3. Выявить риски и управлять ими по ходу проекта.
4. Контролировать ход проекта и сообщать о нем стейкхолдерам.
5. Обеспечить своевременную реализацию проекта, соблюдение бюджета и соответствие ожидаемым стандартам качества.
6. Провести послепроектный анализ, чтобы выявить области для улучшения и извлечь уроки для будущих проектов.

Чему мне следует научиться, чтобы стать хорошим менеджером проектов?

Чтобы стать хорошим менеджером проектов, вам следует изучить планирование проектов, бюджетирование, составление графиков, управление рисками, коммуникацию, лидерство и управление командой.

Также необходимо развивать навыки решения проблем, принятия решений и организации. Придется научиться адаптироваться к меняющимся обстоятельствам и приоритетам и, конечно, хорошо понимать отрасль или сферу деятельности, в которой вы работаете.

Какие три основных навыка необходимы менеджеру проекта для достижения успеха?

Три главных навыка, необходимых менеджеру проекта:

• Коммуникация. Хорошие коммуникативные навыки помогают доносить свои идеи до членов команды и понимать каждого из них. 
• Лидерство. Лидерские навыки помогут вам мотивировать и направлять членов вашей команды к успеху.
• Способность решать проблемы. Навыки решения проблем помогут вам выявлять и решать проблемы и конфликты, которые могут возникнуть в ходе проекта.

О каких основных принципах всегда должен помнить руководитель проекта?

Как менеджер проекта, вы всегда должны помнить о необходимости тщательного планирования проекта и регулярного общения с командой. Вы должны отслеживать прогресс, быть гибкими и адаптивными, а также всегда помнить о целях и задачах проекта.

Также следует всегда сохранять позитивный настрой, быть открытым и выстраивать прочные отношения с членами вашей команды и стейкхолдерами.

Перевод статьи «15 Things every new project manager should know».