Даже в самых хорошо спланированных проектах возникают «узкие места» из-за перегруженности команды, неэффективных процессов, нехватки ресурсов или плохой коммуникации.
Сам термин «узкое место» (англ. bottleneck, буквально – “бутылочное горлышко”) происходит от понятия узкого горлышка бутылки, через которое жидкость выливается медленно, даже если сосуд большой. В управлении проектами это определенная фаза, ресурс или процесс, которые ограничивают эффективность проекта, влияют на сроки и в конечном итоге ставят под угрозу результат.
Важно выявлять и устранять эти «узкие места» на ранних этапах. Как это делать — рассказываем в статье.
Содержание:
- Что такое «узкое место» в управлении проектами?
- Влияние «узких мест» на результаты проекта
- Признаки «узких мест» в управлении проектами
- Примеры «узких мест» в управлении проектами
- Как выявить и устранить «узкие места» в управлении проектами?
- Заключение
- Часто задаваемые вопросы
Что такое «узкое место» в управлении проектами?
«Узкое место» в управлении проектами — это точка в рабочем процессе, где прогресс замедляется или блокируется из-за ограниченных ресурсов, неэффективности или зависимостей. Это может произойти на любой стадии проекта и часто приводит к срыву сроков, снижению производительности и увеличению затрат.
Типы «узких мест» в управлении проектами
Существует два типа узких мест. Одни связаны с исполнителями, другие — с системой. Давайте рассмотрим их подробнее.
1. «Узкое место», связанное с исполнителями
Если отдельный сотрудник или вся команда не оправдывают ожидания, это не обязательно означает, что они не справляются. Часто проблемы возникают из-за чрезмерной нагрузки, неясных приоритетов или нехватки навыков, которые мешают им эффективно выполнять задачи.
Пример. Представьте, что запускается новый продукт. И всеми рекламными материалами, такими как графика для социальных сетей, рекламные баннеры и рассылки, занимается только один графический дизайнер. Каким бы талантливым ни был этот дизайнер, он вряд ли справится с таким объемом работы. Это затормозит весь процесс. И дело здесь не в производительности дизайнера, а в отсутствии дополнительных ресурсов.
2. «Узкое место», связанное с системой
Причиной системных «узких мест» является медленное и устаревшее ПО для управления проектами. Когда команды полагаются на неэффективные инструменты, это приводит к задержкам в общении и выполнении задач.
Пример. Возьмем команду разработчиков ПО, использующую устаревший инструмент управления проектами, который часто дает сбои и не имеет функций совместной работы в реальном времени. Пользуясь этим инструментом, члены команды тратят время на ожидание обновлений, ручное отслеживание задач или работу с потерянными данными. В данном случае «узким местом» является устаревшее ПО, а не эффективность команды.
Влияние «узких мест» на результаты проекта
Не думайте, что «узкие места» — это незначительные препятствия. Они могут вызвать волновой эффект, который повлияет на весь проект. Если их не устранить, они могут привести к следующим последствиям.
- Снижение эффективности. «Узкое место» тормозит естественный ход работ, создавая очередь задач, которая только растет. Вместо того чтобы последовательно выполнять задачу за задачей, члены команды тратят время на ожидание одобрений или приток ресурсов.
Пример: команда дизайнеров ждет фидбэка несколько дней и не может приступить к доработке, время тратится впустую, общая производительность снижается. - Сгоревшие дедлайны. Когда один из этапов рабочего процесса не завершен, перейти к следующему нельзя, и каждая зависимая задача отодвигается. В итоге контрольные показатели проекта не достигаются.
Пример: пока команда разработчиков ждет окончательных вариантов дизайна, этап написания кода задерживается, что в конечном итоге приводит к отсрочке запуска продукта. - Снижение морального духа команды. Когда члены команды нервничают из-за сроков, подолгу ждут утверждений правок и т. д., это может привести к снижению производительности и отсутствию энтузиазма в работе.
- Недовольство стейкхолдеров. Стейкхолдерам нужен результат. А «узкие места» неизбежно приведут к задержкам, неоправдавшимся ожиданиям или спешке в последнюю минуту, что поставит под угрозу качество продукта.
- Снижение доходов. Задержки в реализации проекта увеличивают затраты на рабочую силу, приводят к потере ресурсов и возможным штрафным санкциям за несвоевременную сдачу проекта. Более того, длительные задержки могут осложнить отношения с клиентами, что приведет к расторжению контрактов.
Признаки «узких мест» в управлении проектами
«Узкие места» в управлении проектами — это предупреждающие знаки, указывающие на сбои в рабочем процессе. По каким признакам их можно определить?
1. Постоянные срывы сроков
Постоянная неспособность уложиться в сроки реализации проекта — один из наиболее очевидных признаков «узкого места». Из срывов сроков некоторые этапы рабочего процесса становятся неэффективными.
2. Неравномерное распределение ресурсов
«Узкие места» могут возникнуть, когда одна группа членов команды перерабатывает, а другие группы временами сидят без дела. Первые обязательно будут совершать ошибки, испытывать стресс и снижение продуктивности.
3. Частая смена исполнителей
Если работу приходится постоянно передавать от одних сотрудников другим, это признак того, что некоторые отделы или конкретные члены команды не могут работать на требуемом уровне. Результат такого переключения — недопонимание и ошибки в работе.
4. Торможение процесса согласования
Ваш рабочий процесс может страдать от узких мест, если процессы утверждения и принятия решений выходят за рамки ожидаемых сроков. Иногда проекты требуют проверки или обратной связи от высшего руководства. Если утверждения задерживаются, это может повлиять на реализацию проекта. Это становится проблемой, когда в ожидании одной авторизации блокируется несколько задач.
5. Чрезмерная зависимость от ключевых лиц
Когда в проекте есть только один человек, обладающий знаниями или полномочиями для управления проектом, принятие любых решений зависит от него. И если этот человек недоступен, работа стоит на месте.
6. Рост количества ошибок и проблемы с качеством
Количество ошибок и переделок увеличивается, когда команды вынуждены соблюдать сроки или перегружены невыполненными задачами. Общее качество работы заметно снижается, и это сигнализирует о еще одном «узком месте» в рабочем процессе. Проблемы с качеством не только замедляют прогресс, но и увеличивают стоимость проекта.
Примеры «узких мест» в управлении проектами
Пример 1. Команда разработчиков создает приложение для управления проектами
Несмотря на то, что специалисты трудятся изо всех сил, прогресс идет медленнее, чем ожидалось. Причина в том, что для проверки кода им нужен старший разработчик, а тот перегружен множеством обязанностей. Приходится откладывать проверку, процесс затягивается и в результате команда контроля качества получает заявку позже, чем планировалось, сроки реализации проекта откладываются.
Как это решить?
- Распределить обязанности по проверке среди нескольких старших разработчиков.
- Внедрить автоматизированные инструменты проверки кода.
- Выделить фиксированное время для код-ревью, чтобы обеспечить более плавный рабочий процесс.
Пример 2. Команда маркетологов проводит масштабную кампанию
Команда маркетологов готовится к масштабной кампании по привлечению клиентов. Копирайтеры разрабатывает рекламные письма и текст целевой страницы, а дизайнеры работают над визуалом. Но между этими отделами не налажена коммуникация, поэтому рассылка сообщений откладывается, а дизайн никак не могут утвердить.
Проблема усугубляется, когда стейкхолдеры просят внести изменения в текст и визуал. Взаимодействие с аудиторией откладывается, что приводит к упущенным возможностям по превращению посетителей в потенциальных клиентов.
Как это решить?
- Внедрить централизованную систему управления проектами.
- Проводить регулярные встречи для улучшения коммуникации между командами.
- Повысить прозрачность рабочих процессов.
Как выявить и устранить «узкие места» в управлении проектами
Вот 5 проверенных способов раннего выявления и устранения «узких мест».
1. Следите за ходом проекта и рабочими процессами
Следите за ходом выполнения всех задач. Те, на которые уходит больше времени, чем ожидалось, или тормозят работу в других областях, и есть те самые «узкие места».
Как выявить:
- Используйте диаграммы Ганта или доски Канбан для визуализации рабочих процессов.
- Определите, какие задачи требуют длительного времени ожидания перед выполнением.
- Найдите области, где задачи чаще всего застревают.
Важное значение имеет правильное распределение рабочей нагрузки. Оно предотвращает возникновение «узких мест» в управлении проектами. Сбалансированная рабочая нагрузка минимизирует перегрузку отдельных лиц, снижает стресс и повышает общую производительность.
Решения:
- Автоматизируйте процессы для сокращения объема ручного труда.
- Распределяйте сложные задачи более эффективно.
- Используйте стандартные операционные процедуры (СОП) для поддержания единообразия операций.
2. Оцените нагрузку команды
Когда одни члены команды постоянно перегружены работой, а другие недостаточно загружены, неизбежно возникают «узкие места». Этот дисбаланс приводит к срыву сроков, снижению морального духа команды и низкой производительности в целом.
Как выявить:
- Определите, какие члены команды постоянно получают больше работы, чем другие.
- Проверьте, не является ли зависимость от одного человека причиной задержек.
Решения:
- Используйте инструменты управления рабочей нагрузкой, чтобы обеспечить равномерное распределение работы между членами команды.
- Распределяйте работу в соответствии с опытом, доступностью и уровнем квалификации, чтобы избежать перегрузки кого-либо из сотрудников.
3. Минимизируйте задержки при согласовании
Проблемы с коммуникацией снижают эффективность рабочего процесса. И когда из-за недостатков коммуникации долго не могут утвердить задачу или часть задачи, это неизбежно создает «узкие места».
Как выявить:
- Отследите, на каком этапе задачи чаще всего задерживаются из-за ожидания согласования.
- Проанализируйте, сколько времени тратится на принятие решений на разных этапах проекта.
Решения:
- Установите четкую иерархию утверждений, чтобы избежать путаницы.
- Установите дедлайны принятия решений.
- Автоматизируйте процесс утверждения (например, используйте автоматические напоминания и цифровые подписи).
4. Выявляйте и устраняйте пробелы в коммуникации
Если участники команды не общаются, долго отвечают друг другу на вопросы или обмениваются неактуальной информацией, это сильно замедляет все рабочие процессы. Недопонимание и отсутствие информации — два наиболее распространенных «узких места» в управлении проектами.
Как выявить:
- Проверьте, не требуется ли команде дополнительная информация, прежде чем она приступит к работе.
- Следите, не приводит ли недопонимание к необходимости переделывать работу.
Решения:
- Используйте централизованное ПО для совместной работы по управлению проектами, чтобы обеспечить прозрачную коммуникацию.
- Проводите ежедневные или еженедельные стендапы, чтобы согласовывать действие команд.
- Используйте подход WIIFM (What’s In It For Me — Что мне это дает?), чтобы дать членам вашей команды представление об их роли и значении в различных конфликтах.
5. Уменьшите зависимость от рутинных задач и ручных процессов
Ручные процессы часто снижают производительность, повышают вероятность ошибок и создают лишнюю нагрузку. Это самое настоящее «узкое место». Используя автоматизацию, можно высвободить ценные ресурсы, чтобы команда могла сосредоточиться на более важной работе.
Как выявить:
- Следите за тем, не тратят ли члены команды слишком много времени на рутинные задачи.
- Определите, какие процессы требуют ручного труда и можно ли их автоматизировать.
Решения:
- Используйте AI-инструменты для ввода данных, составления отчетов и планирования.
- Автоматизируйте распределение задач, чтобы упростить рабочий процесс.
- Настройте автоматическое утверждение задач.
Заключение
«Узкие места» в управлении проектами часто возникают из-за неэффективных рабочих процессов, пробелов в коммуникации и отсутствия понимания реального хода проекта. Это негативно влияет на результаты и может сорвать сроки реализации.
Что можно сделать, чтобы избежать этого?
Оптимизировать рабочие процессы, использовать современные инструменты управления проектами и улучшить коммуникацию в компании. Это позволит избежать задержек в работе над проектом, обеспечит быстрое согласование и обратную связь. А также гарантирует, что члены команды всегда будут точно знать свои роли и обязанности, останутся в курсе общего хода проекта и сроков его реализации.
Часто задаваемые вопросы
Какие «узкие места» в управлении проектами встречаются чаще всего?
Наиболее распространенными «узкими местами» являются регулярное несоблюдение сроков и неэффективное распределении ресурсов. Чтобы решить эти проблемы, необходимо использовать такой инструмент управления проектами, который поможет создать рабочий процесс, наиболее подходящий для ваших потребностей, уверенно распределять ресурсы и обеспечить централизованную коммуникацию для эффективного взаимодействия.
Какова роль менеджеров проектов в предотвращении возникновения «узких мест»?
Прежде всего, они должны строить рабочие процессы так, чтобы минимизирует вероятность возникновения «узких мест»: устанавливать реалистичные сроки, грамотно распределять ресурсы и назначать задачи в соответствии с навыками и опытом сотрудников.
Если «узкие места» все же возникают, для их быстрого и эффективного устранения менеджеры проектов должны корректировать процессы, перераспределять ресурсы и использовать лучшее ПО для управления проектами и совместной работы в команде.
Чем «узкие места» отличаются от рисков?
«Узкое место» относится к определенному этапу рабочего процесса, где работа значительно замедляется из-за таких причин, как плохая коммуникация, использование устаревшего ПО для управления проектами, игнорирование навыков отдельных членов команды и т. д.
Риск — это потенциальный негативный результат, который может возникнуть из-за неопределенностей или непредвиденных событий.
По сути, «узкое место» — это известная точка потенциальной задержки в системе, в то время как риск — это более широкая возможность возникновения чего-то негативного.
Как справиться с «узкими местами» в управлении проектами?
Используйте ПО для управления проектами и командной работы. Это поможет лучше распределять ресурсы, корректировать сроки, оптимизировать процессы или даже централизовать коммуникацию.
Перевод статьи «What is a bottleneck in project management? Everything you need to know».