Диаграммы управления проектами помогают менеджерам планировать, составлять графики и отслеживать прогресс в проектах любого масштаба. Существует множество типов таких диаграмм, для каждого этапа жизненного цикла проекта — свой.
Графики, диаграммы и матрицы планирования есть также для каждой из 10 ключевых областей управления проектами: управление затратами, сроками, ресурсами, работа со стейкхолдерами и т. д.
Что такое диаграммы управления проектами?
Диаграммы управления проектами — это визуальные представления данных, которые делают сложные концепции управления проектами простыми, понятными и наглядными. В основном используются для планирования проектов и могут иметь разную форму: блок-схемы, сетевые диаграммы, гистограммы. Например, диаграммы Ганта, PERT, CPM, WBS.
Эти инструменты особенно полезны для передачи сложной информации о планировании проекта команде и стейкхолдерам. Они визуализируют данные и показывают график или объем проекта в понятном виде.
Данные из диаграмм становятся еще полезнее, когда они привязаны к ПО для управления проектами в реальном времени. Например, когда диаграмма Ганта позволяет визуально отображать план, планировать задачи, распределять ресурсы и затраты.
Топ-17 диаграмм управления проектами
Прежде чем выбрать диаграмму, нужно определить, какую методологию управления проектами вы будете использовать (Waterfall, Agile и др.). И не забывайте, что вам понадобятся разные типы диаграмм, т. к. каждая из них служит своим целям планирования проекта — создание временной шкалы, распределение ресурсов, планирование задач и т. д.
Ниже мы собрали лучшие диаграммы для планирования проектов.
1. Диаграмма Ганта
Опытные менеджеры проектов знакомы с этим инструментом. Это динамическая столбчатая диаграмма, которая показывает график проекта на временной шкале. Современные диаграммы Ганта поддерживают зависимости задач, позволяют проджект-менеджерам визуализировать все действия в проекте и отслеживать прогресс.
Благодаря новым вычислительным возможностям диаграммы Ганта превратились из простой столбчатой диаграммы в важный инструмент управления проектами, позволяющий проджект-менеджерам определять критический путь, назначать задачи, устанавливать зависимости задач, создавать временную шкалу проекта и многое другое.
Сегодня диаграмма Ганта также позволяют создавать дорожные карты для визуализации сроков выполнения нескольких проектов, управлять портфелем проектов, отслеживать зависимости и сроки.
2. Диаграмма структуры декомпозиции работ (WBS)
Одним из аспектов планирования проекта является организация деятельности, результатов и сроков. Вот где пригодится структура декомпозиции работ (work breakdown structure, WBS). Это способ разбить большие забачи, которые должна выполнить команда, на мелкие и управляемые шаги.
WBS — это иерархическая модель задач и результатов, которая применяется в сложных проектах и может быть представлена в виде списка, древовидной схемы, электронной таблицы или столбца на диаграмме Ганта.
3. Блок-схема (Flow Chart)
Это еще один инструмент, который проджект-менеджеры должны иметь в своем арсенале при планировании проектов. Такие диаграммы помогают визуализировать процессы и упорядочить задачи, необходимые для достижения цели. Блок-схема дает проджект-менеджеру возможность контролировать задачи, ресурсы и время.
В этом шаблоне блок-схемы содержатся основные символы, необходимые для представления процесса.
- Овал — начало или конец процесса.
- Прямоугольник — действие или этап процесса.
- Стрелка — направление от одного шага к другому.
- Ромб — решение.
4. Диаграмма критического пути (CPM)
Диаграмма критического пути основана на методе критического пути (critical path method, CPM) и иллюстрирует длительность каждого действия, необходимого для завершения проекта, их взаимосвязи и задержки.
CPM помогает проджект-менеджерам разбить большой проект на задачи или действия, которые представлены на диаграмме в виде блоков. Между этими действиями или блоками находятся линии, показывающие, как каждое действие связано с другим.
Цель использования CPM — позволить менеджерам проектов рассчитать общую продолжительность проекта, выделить критические и некритические (те, что не оказывают существенного влияния на проект) действия.
5. Матрица RACI
RACI (Responsible — исполнитель, Accountable — ответственный, Consult before doing — консультант до исполнения, Inform after doing — информируемый после исполнения) — это диаграмма, которая помогает проджект-менеджерам распределить роли и обязанности каждого участника проекта, включая стейкхолдеров. Для этого им присваивается одна из четырех категорий — R, A, C или I.
Например, исполнитель (R) отвечает за выполнение задачи. Ответственный (A) делегирует полномочия и проверяет работу. Консультант (С) — это тот, к кому можно обратиться за помощью или дополнительной информацией по задаче, а информируемый (I) — человек (или несколько людей), кому нужно сообщать о ходе работы.
Матрица RACI не только помогает распределять обязанности при управлении проектами, но и определить, кому из стейкхолдеров, что именно и с какой периодичностью нужно сообщать в ходе реализации проекта.
6. Диаграмма PERT
PERT расшифровывается как Program Evaluation and Review Technique (методика оценки и анализа программ). Это визуальный инструмент управления проектами, который отлично подходит для планирования задач и сроков проекта.
Диаграмма PERT не является диаграммой Ганта, хотя и похожа на нее. Диаграммы Ганта — это всегда столбчатые диаграммы, а PERT имеет свободную форму, к тому же не все диаграммы Ганта показывают зависимости задач, в отличие от PERT. Диаграммы PERT состоят из узлов, блоков или кругов и стрелок, которые показывают, что должно быть выполнено между узлами.
Некоторые диаграммы Ганта не показывают зависимости задач, но все диаграммы PERT показывают. Они используют направленные, параллельные стрелки для обозначения ряда задач, которые должны быть выполнены в определенной последовательности. Расходящиеся стрелки указывают на работу, которая может быть выполнена параллельно.
7. Диаграмма рабочего процесса (Workflow)
Workflow-диаграмма наглядно показывает процесс или проект в виде блок-схемы. Она помогает участникам команды понять свои роли и обязанности, выявляет узкие места, повышает эффективность, помогает избегать рисков, обеспечивает документирование для юридических, нормативных и аудиторских требований.
Эту схему можно создать с помощью ПО или нарисовать вручную.
8. Матрица рисков
Этот инструмент используется в планировании проектов для выявления и разрешения рисков по мере их возникновения. Матрица отображает вероятность появления риска и его возможное влияние на ход проекта. Риски классифицируются на основе вероятности и серьезности.
9. Диаграмма ключевых этапов (Milestone Chart)
Диаграмма ключевых этапов (или диаграмма вех) — это инструмент, который визуализирует значимые события или контрольные точки (вехи) проекта на временной шкале и помогает проджект-менеджерам планировать значимые события в графике проекта.
Каждая вертикальная линия диаграммы показывает одну веху, а горизонтальная шкала времени отображает весь проект. По сути, это упрощенная версия графика проекта, которая очень удобна для отчетности по нескольким проектам и информирования руководителей, которым нужен отчет о состоянии проекта на высоком уровне.
10. Диаграмма сгорания задач (Burndown)
В Agile-методологиях эта диаграмма используется для визуального представления того, как выполняются задачи спринта или проекта.
Объем работы, которую еще предстоит сделать, отображается на вертикальной оси. Время, прошедшее с начала проекта, — на горизонтальной. Диаграмма сгорания задач регулярно обновляется, чтобы гарантировать ее точность.
Существует два типа таких диаграмм: одна используется для спринтов или коротких итераций, когда agile-команда работает над пользовательскими историями, а другая — это диаграмма сгорания продукта. Последняя демонстрирует общий прогресс выполнения всех задач бэклога продукта, тогда как первая — только то, что осталось выполнить в рамках спринта.
11. Матрица принятия решений
Это схема управления проектами, которая помогает сравнивать разные варианты решений на основе набора критериев.
Например, менеджер строительного проекта использует этот инструмент, чтобы решить, какой тип напольного покрытия лучше всего подойдет для жилого проекта. У него есть три варианта на выбор: твердая древесина, цемент или ковровое покрытие. Чтобы принять наилучшее решение, он должен учесть качество материала, стоимость, ценность для клиента и безопасность. По каждому критерию проставляется оценка, далее они суммируются и таким образом выбирается наилучший вариант.
12. Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это таблица с четырьмя квадрантами, которые используются для расстановки приоритетов проектов или задач по уровню их важности и срочности. В зависимости от того, насколько важна и срочна задача, существует четыре возможных варианта действий: ее немедленное выполнение, отсрочка выполнения, делегирование полномочий или отказ от выполнения.
Чтобы понять, как работает эта диаграмма управления проектами, необходимо определить, что означают важность и срочность при ее создании. В матрице Эйзенхауэра важность относится к тому, насколько важна задача для успеха проекта, а ее срочность определяет, как скоро она должна быть завершена.
13. Kanban-доски
Kanban-доски — это важный инструмент в управлении проектами. Они отображают задачи в виде карточек, которые по мере выполнения задач проходят через столбцы, т. е. через все этапы процесса.
Kanban-доски помогают управлять приоритетами, улучшают визуализацию и коммуникацию. Этот простой, но мощный инструмент используется в различных условиях, от разработки ПО до управления проектами и даже персональными задачами, помогает повысить производительность и достичь целей.
14. Диаграмма принятия решений (Decision Flowchart)
Этот инструмент помогает наметить ряд решений и прикинуть их потенциальные последствия. Она похожа на дорожную карту, где можно видеть разные пути на основе сделанного выбора. Ключевые элементы диаграммы — начальные и конечные символы, ромбы принятия решений, блоки процессов и стрелки.
Диаграмма принятия решений хороша тем, что разбивает сложный выбор на простые и управляемые шаги, упрощает процесс принятия решений и помогает объяснить процесс другим.
15. Диаграмма SIPOC
SIPOC расшифровывается как Suppliers — поставщики, Inputs — входы, Process — процесс, Outputs — выходы, Customers — заказчики/клиенты. Это визуальный инструмент, который помогает документировать процесс и лучше понять его, обычно используется перед началом работы по улучшению.
Основная цель диаграммы SIPOC — дать общее представление о процессе и его границах. Она помогает определить область действия проекта, сосредоточиться на клиенте и выявить возможности для улучшения.
Диаграммы SIPOC хорошо выстраивать в начале процесса улучшений при использовании таких методологий, как Lean и Six Sigma.
16. Матрица трассировки требований
Матрица трассировки/отслеживания требований (Requirements Traceability Matrix, RTM) помогает отслеживает выполнение всех требований на протяжении всего жизненного цикла проекта. Она связывает требования с тестами, проектными документами и рисками, действует как дорожная карта, которая показывает, как каждое требование связано со всем остальным в проекте.
RTM помогает учитывать все требования к результатам и избежать «расползания» объема проекта.
17. Журнал RAID
RAID действует как центральное хранилище информации на протяжении всего жизненного цикла проекта и управляет четырьмя важнейшими аспектами проекта: Risks — риски, Actions — действия, Issues — проблемы и Dependencies — решения. Журнал создается на этапе планирования и регулярно обновляется по мере продвижения проекта.
Наибольшее внимание RAID уделяет управлению рисками, чтобы команды могли разработать верные стратегии их снижения и планы действий в чрезвычайных ситуациях.
Заключение
Диаграммы управления проектами — это полезные инструменты для планирования и не только, которые позволяют визуализировать процесс и облегчить работу команды. Чтобы оптимизировать работу с помощью диаграмм, старайтесь использовать не статические документы, а ПО, которое автоматически обновляет данные в реальном времени.
Перевод статьи «17 Best Project Management Charts for Project Planning».